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Netzwoche 01/2016

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26 Special Arbeitsplatz

26 Special Arbeitsplatz der Zukunft In Kooperation mit Abraxas Informatik Mit der APZ-Infrastruktur wurde also eine Plattform geschaffen, auf der die Departemente ihren Mitarbeitenden die für ihre Aufgaben notwendigen IT-Werkzeuge bereitstellen können. Um den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht zu werden und gleichzeitig möglichst kostengünstig zu sein, muss eine solche Plattform aus standardisierten Elementen bestehen, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aufweisen und einen geräteunabhängigen Zugriff auf die notwendigen Daten erlauben. Die drei Hauptelemente von APZ 2015 bilden daher eine Private Cloud, ein Self-Service- Portal und die eigentlichen Clients, mit denen die Anwenderinnen und Anwender arbeiten. 1. Die Private Cloud Die Grundlage von APZ 2015 bildet eine redundante Private Cloud, die in zwei schweizerischen Rechenzentren betrieben wird. Die Cloud-Architektur erlaubt es, rasch auf sich verändernde Ansprüche hinsichtlich der Performance reagieren zu können und etwa zusätzliche Rechenleistung oder Speicherressourcen bereitzustellen. Ausserdem können beide Rechenzentren den Betrieb der gesamten Infrastruktur sicherstellen, wodurch die Ausfallsicherheit verbessert wird. Die Grundlage von APZ 2015 bildet eine redundante Private Cloud. 2. Das Self-Service-Portal Über das elektronische Self-Service-Portal können die Departemente, respektive die Mitarbeitenden, selbst Bestellungen oder Fehlertickets aufgeben und die Aufträge in Echtzeit überwachen. Dank der automatisierten Bereitstellung ist etwa ein neuer Arbeitsplatz innerhalb weniger Minuten einsatzbereit oder die neue Software installiert. Neben Standardanwendungen wie Office- oder Kommunikationslösungen werden departementspezifische Anwendungen auf diese Art und Weise bereitgestellt. Die Ämter können dadurch selbstständiger agieren und entlasten die IT-Verantwortlichen in den Departementen. 3. Die Clients Mit APZ können Anwenderinnen und Anwender unabhängig des genutzten Endgerätes oder ihres Standorts auf ihre vertrauten Anwendungen und Daten zugreifen. Dies ist ohne Zusatzinstallationen oder zusätzliche Kosten möglich. Von ihrem Büroarbeitsplatz aus greifen die Mitarbeitenden direkt auf die APZ-Services zu. Unterwegs mittels Laptop erfolgt der Zugriff via Direct-Access und vom heimischen Gerät aus über einen virtuellen Client. Auch der Zugriff mit Smartphone oder Tablet ist möglich. Die Anwenderinnen und Anwender profitieren unabhängig von Ort und Gerät von einer identischen Arbeitsplatzumgebung und können ihre Aufgaben effizient erledigen. «Mit APZ 2015 haben wir alle Barrieren aus dem Weg geräumt, welche die alte Infrastruktur den Departementen bei der Umsetzung ihrer IT-Vorhaben in den Weg gestellt hat», ist Schneider überzeugt. «Es liegt jetzt an ihnen, die neuen Möglichkeiten zu nutzen.» Tatsächlich hat der Kanton St. Gallen ein sehr ambitioniertes Projekt erfolgreich umgesetzt. Mit über 4000 Anwenderinnen und Anwendern und einem derart hohen Automatisierungsgrad sei APZ etwas Einzigartiges, ist Erwin Ochsner überzeugt. «Das hat es in dieser Form in der Schweiz bisher nicht gegeben.» Die Ämter können selbstständiger agieren und entlasten die IT-Verantwortlichen. APZ 2015 Die automatisierte Bereitstellung, Erbringung und das Monitoring von standardisierten IT-Leistungen machen es möglich, mit einem jederzeit aktuellen Inventar und laufend gemessener Leistungsdaten die Vereinbarungen zwischen Dienstleister und Kunde zu messen. Weitere Vorteile und neue Möglichkeiten der APZ- Infrastruktur sind: ▪▪ Bei Bedarf können die Betriebskosten nutzungsbasiert und transparent intern weiterverrechnet werden. ▪▪ Die Lizenzierung der eingesetzten Werkzeuge ist jederzeit auf dem aktuellen Stand und kann departementübergreifend optimiert werden. ▪▪ Die organisatorische Veränderungsfähigkeit innerhalb der kantonalen Verwaltung wurde erhöht. Dank virtualisierter Dateisysteme, zentralem Identitätsmanagement und Benutzerdaten ohne Organisationsbezug sind personelle und organisatorische Wechsel einfach umzusetzen. ▪▪ Das Self-Service-Portal vereinfacht Bestellungen und erlaubt, IT-Services auch nur für eine bestimmte Zeitspanne zu nutzen und zu bezahlen. ▪▪ Die APZ-Architektur erlaubt es den Ämtern, geschäftsspezifische Anforderungen und Prozesse zu realisieren. Ausserdem werden flexiblere Arbeitsweisen und -modelle ermöglicht, etwa der mobile Einsatz vor Ort, Homeoffice oder Desk Sharing. 01 / 2016 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

In Kooperation mit Abraxas Informatik Arbeitsplatz der Zukunft Special 27 «Das Outsourcing von Commodity wie Infrastruktur hat sich beim Kanton St. Gallen bewährt» Die Mitarbeiter der Verwaltung des Kantons St. Gallen arbeiten heute schon am «Arbeitsplatz der Zukunft» (APZ). Robert Schneider, CIO der Kantonsverwaltung St. Gallen, erklärt, welche Hürden auf dem Weg zum APZ überwunden werden mussten und weshalb Abraxas den Zuschlag für die Umsetzung des Projekts erhielt. Interview: George Sarpong Was waren die konkreten Probleme Ihrer alten IT? Robert Schneider: Das Hauptproblem war die rigide Infrastruktur. Alle Systeme mussten ein identisches Betriebssystem haben, die unterschiedliche Dynamik dutzender Amtsgeschäfte wurde nicht berücksichtigt, und beim alten Bezugsmodell war wenig Potenzial für Einsparungen vorhanden. Weshalb vergaben Sie den Auftrag an Abraxas? Wir sahen einen klaren Preisvorteil in allen Losen der Offerte. Ausserdem bot Abraxas als Einziger alle 13 Lose der Ausschreibung an. Welche Probleme ergaben sich während der Umsetzung? Die technische Komplexität der Gesamtlösung führte zu einem um etwa drei Monate verzögerten Start der Phase Einführung. Diese zeitliche Verspätung wurde seitens Auftraggeber akzeptiert und als weniger riskant eingeschätzt als ein erhöhtes Einführungstempo. Dabei wurden insbesondere die Bedürfnisse der Anwender und der Amtsgeschäfte berücksichtigt. Gegen Ende der Phase Einführung zeigten sich teilweise Probleme mit älteren, wiederverwendeten Geräten aus der bisherigen Infrastruktur. Aufgrund der vorteilhaften finanziellen Entwicklung im Projekt wurden diese dann teilweise ersetzt. Was raten Sie anderen Verwaltungen, die auf den Arbeits platz der Zukunft umrüsten wollen? Sie sollten sich die Bezugsstrategie gut überlegen. Das Outsourcing von «Commodity» wie Infrastruktur hat sich beim Kanton St. Gallen bestens bewährt. Eine Differenzierung im Infrastrukturbereich ist heute nicht mehr möglich. Im Gegenteil: Man bindet Kapazitäten, die zur Optimierung der Fachapplikationen eingesetzt werden könnten. Ausserdem rate ich zu einem sorgfältigen Anforderungsmanagement im technischen Bereich für die Migration der Fachanwendungen auf die neue Infrastruktur. Auch eine frühzeitige Klärung organisatorischer Fragen wie Identitätsmanagement und Domänenstrukturen sind sinnvoll, typischerweise zeitlich klar vor dem Infrastrukturprojekt. Um wie viel Prozent haben Sie das geplante Budget überbeziehungsweise unterschritten? Das ursprüngliche Budget wurde um gut 20 Prozent unterschritten; davon sind knapp die Hälfte nicht in Anspruch genommene Reserven für Unvorhergesehenes. Hauptgründe dafür waren ein geringerer Bedarf an Softwarelizenzen als ursprünglich hochgerechnet sowie tiefere Kosten für externe Dienstleistungen zur Migrationsunterstützung. Wie haben Sie die Mitarbeiter von der neuen IT-Infrastruktur überzeugt? Bei den Mitarbeitenden kam die Veränderung sehr gut an: Sie erhielten neue Hardware mit überzeugender Performance. Der Betrieb ihrer Fachanwendungen verlief auch während der Umstellung unterbrechungsfrei, und die Schulung in Form von E-Learning erfuhr eine hohe Akzeptanz. Der Einsatz von «Floorwalkern» zur lokalen Unterstützung bei der Migration wurde ebenfalls geschätzt. Robert Schneider ist CIO der Kantonsverwaltung St. Gallen. www.netzwoche.ch © netzmedien ag 01 / 2016

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