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Netzwoche 03/2017 inkl. Digital Signage

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32 Bild: iStock FOCUS CONTENT & COLLABORATION Richtig teilen gsa. Während eines Augenzwinkerns können wir ein PDF-Dokument von Bern nach Beijing versenden. Allerdings können Faktoren wie Datenschutz, IT-Sicherheit oder veraltete Technik den Austausch von Daten erschweren. Hier setzen Anbieter von Content-and-Collaboration-Systemen an. Mit ihren Produkten wollen die Hersteller Unternehmen den internen Austausch von Informationen erleichtern und die Zusammenarbeit mit Kunden verbessern. Unternehmen können mit den Lösungen Mitarbeitern und Kunden eine Plattform bieten, auf der alle Beteiligten auf die gleichen Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können. Wie jede Zusammenarbeit braucht auch die Kooperation mit externen Partnern Regeln. Was Unternehmen dabei berücksichtigen sollten, erklärt David Mehr, Leiter Collaboration bei IOZ. Welche Vorteile moderne Content- und Collaboration-Lösungen zusätzlich bieten, zeigt Remo Rigoni, Geschäftsführer von Citius, auf. In seinem Fachartikel liefert Rigoni wertvolle Tipps für IT-Verantwortliche, die einen Dienstleister für den Betrieb ihrer IT-Arbeitsplätze suchen. Für Rigoni ist klar: Gute IT-Dienstleister bieten ihren Kunden unaufgefordert Werkzeuge für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Einen anderen Ansatz für die Zusammenarbeit und den Austausch von Daten schlägt Boris Ovcak vor. Er ist Director Social Collaboration DACH beim Campana und Schott. Ovcak empfiehlt den Einsatz sogenannter Enterprise Social Networks, wie sie etwa Facebook anbietet. Mithilfe dieser Netzwerke könnten Unternehmen die Effizienz im Betrieb steigern. 03 / 2017 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Focus Content & Collaboration 33 Zusammenarbeit mit externen Partnern Die Zusammenarbeit mit externen Partnern stellt in der Praxis häufig ein Hindernis dar. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten oder das Aufgabenmanagement sind nur zwei der häufig genannten Hürden. Für den Informationsaustausch mit externen Partnern bietet Microsoft verschiedene Wege und Möglichkeiten. Bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern existieren oft infrastrukturelle Hürden. Eine gemeinsame, gemanagte Zusammenarbeitsplattform ist in der Regel nicht vorhanden. Diese scheint in der Umsetzung oft sehr umständlich oder mit hohen Kosten im Betrieb verbunden zu sein. Die fehlende Kollaborationsplattform verleitet Benutzer dazu, eigene Wege für den Austausch mit externen Partnern zu finden und diese auch zu nutzen. Die Sicherheitsrisiken für ein Unternehmen sind wesentlich höher, wenn Benutzer einfach den nächstbesten Cloud-Dienst nutzen und die Daten «irgendwo» liegen, nicht gemanagt und nicht von der Unternehmens-IT freigegeben sind. So kann der Benutzer zwar seinem Bedürfnis nach einem schnellen und einfachen Austausch mit externen Partnern gerecht werden, allerdings geht dadurch die Kontrolle verloren und häufig wird auch die Governance verletzt. Alternativ lassen sich alle Dokumente per E-Mail versenden, doch entstehen dadurch andere Probleme, wie etwa die Aktualität beziehungsweise Versionierung oder die Datengrösse. Das beschriebene Szenario ist häufig anzutreffen, jedoch bei Weitem nicht State of the Art im Jahr 2017. Heutzutage gibt es weitaus bessere Möglichkeiten als E-Mails, um die Kollaboration mit externen Partnern effizient zu gestalten. Voraussetzung: Eine durch die IT gemanagte Plattform Eine zeitgemässe Kollaborationsplattform lässt sich wie folgt beschreiben: Eine gemanagte Cloud-Plattform, auf der interne sowie externe Partner schnell auf bestimmte Daten zugreifen, die Dokumente bearbeiten und zusammenarbeiten können. All dies von verschiedensten Endgeräten aus. Die Voraussetzung dafür ist das Bekenntnis der IT zu einem einheitlichen, unternehmensweiten Cloud-Dienst. Dieser ermöglicht dem Unternehmen, Innovationen zeitnah einfliessen zu lassen und bietet so den Benutzern einen zusätzlichen Service. Ein Unternehmen kann durch die Cloud enorm an Geschwindigkeit zulegen, die Zusammenarbeit vereinfachen und die Effizienz im Alltag erheblich steigern. Der Service, der von der IT angeboten wird, ist gemanagt. Das heisst, er wird kontrolliert genutzt und unterliegt so den Sicherheitsrichtlinien und der Governance des Unternehmens. Dem Benutzer werden dadurch konkrete Lösungen für seine Bedürfnisse in Bezug auf die interne und externe Zusammenarbeit geboten und es besteht somit kein Grund mehr, andere Wege zu suchen. Höheren Sicherheitsanforderungen, um Dokumente explizit zu schützen oder den Datenabfluss durch die IT zu kontrollieren, kann mittels einer unternehmensweiten Cloud-Plattform ebenfalls Rechnung getragen werden. Effizient mit externen Partnern zusammenarbeiten Die gemeinsame Zusammenarbeit mit externen Partnern kann auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet werden. Die gemeinsame Erarbeitung von Dokumenten, das zentrale Management von Aufgaben oder die Verteilung von Informationen sind Anwendungsfälle, die etwa mit Microsoft-Cloud-Technologien schnell und einfach abgebildet werden können. Neben Sharepoint Online für eine strukturierte Ablage kann Groups für den einfachen und unkomplizierten Austausch oder Yammer für die Verteilung von Informationen genutzt werden. Wichtig ist, dass alle beteiligten Personen auf der gleichen Plattform und mit denselben Dokumenten und Informationen arbeiten können. Werden schlanke Berechtigungsstrukturen verwendet, minimiert sich der Verwaltungsaufwand erheblich, die Transparenz wird gesteigert und auch die Usability ist so für alle Beteiligten identisch. Gepaart mit etwas Innovation können Unternehmen so an vorderster Front dabei sein und auch von Mobile- Apps profitieren, die für handelsüb liche Smartphones verfügbar sind. Ganz nach dem Motto: Any device – any time. Bild: Freepik DER AUTOR David Mehr Leiter Collaboration, IOZ www.netzwoche.ch © netzmedien ag 03 / 2017

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