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Netzwoche 03/2017 inkl. Digital Signage

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34 Focus Content &

34 Focus Content & Collaboration Rundum sorglos zusammen arbeiten im virtuellen Büro «Gemanagte» IT-Arbeitsplätze sind ein Trend. KMUs können mit virtuellen, cloudbasierten Lösungen Kosten sparen. Vor allem dann, wenn darin auch die nötigen Anwendungen für Unified Communications und Collaboration enthalten sind. DER AUTOR Remo Rigoni CEO, Citius Gemäss Umfragen erwägen heute rund 50 Prozent der Entscheider in KMUs, ihre IT-Arbeitsplätze als ganz oder teilweise virtuell gelieferte Cloud-Lösung zu betreiben. Aber hat so ein Arbeitsplatz wirklich alles, was der Anwender heute braucht? Das hängt einerseits vom Anbieter ab, andererseits muss der Kunde seine Anforderungen richtig definieren. Wer soll wie auf einen virtuellen Desktop zugreifen können? Ist Offlinearbeiten möglich? Wo steht das Rechenzentrum, ist der Betreiber verlässlich (Housing, Hosting)? Wie sieht das Datenschutz- und Datensicherheitskonzept aus (inklusive Storage, Back-up, revisionssicherer Archivierung)? Welche Applikationen werden für die Zusammenarbeit und Kommunikation gebraucht? Ist Multi- oder Hybrid-Cloud möglich (also der Zugriff auf verschiedenste Clouds unterschiedlichster Art)? Was ein virtueller Arbeitsplatz bieten muss Konkret funktioniert ein virtueller Arbeitsplatz so: Der Anwender bekommt alles aus der Cloud. Storage, Serverleistungen, Applikationen und Software werden vom Rechenzentrum aus zur Verfügung gestellt. Kundenspezifische Anwendungen können integriert werden. Support ist ebenfalls ein Bestandteil des Service. Die Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen werden eingehalten. Eine eigene Serverinfrastruktur ist nicht erforderlich; auch keine lokale Installation, um Applikationen zu öffnen. Das geht mit jedem Gerät und beliebigen Betriebssystem (wie Windows, IOS), einem Browser und dem persönlichen Log-in. Der Arbeitsplatz funktioniert auch im Offlinemodus. Das ist ein Vorteil gegenüber vielen herkömmlichen Lösungen. Ausser Funktionalität, einfacher Bedienung, flexibler Ressourcenzuordnung und mandantenspezifischer Abrechnung pro Nutzer und Ressource muss der Anbieter ein attraktives Basispaket der Lösung liefern. Office-Programme wie Word, Outlook, Excel und Powerpoint sind Pflicht. Tools zur (Echtzeit-)Kommunikation und Zusammenarbeit muss ein guter Provider heute mit anbieten können. Dazu zählt zunächst einmal, dass alle Office-365-Funktionalitäten eingebunden werden, also etwa auch One drive (mit Offline-Verfügbarkeit), Sharepoint oder Skype for Business. Kombiniert und unterstützt werden idealerweise anbietereigene Cloud-Plattformen jeder Art wie auch anbieterfremde Clouds. Die jeweils auf diesen Plattformen zur Verfügung stehenden Services müssen (nach Bedarf und soweit sinnvoll) nutzbar sein; egal ob es dabei um Anwendungen zur Zusammenarbeit geht (Teamräume, Projektmanagement), um Dokumentenmanagement und Archivierung, die Einbindung von CRM-Systemen (online), von Entwicklungsplattformen oder besonderen Trust-Rooms (High Security Collaboration). Einfach gesagt: Der Benutzer bekommt an Funktionsumfang, was er braucht und wann er es braucht. Vor allem bucht er die gewünschten Module je nach Notwendigkeit (auf Zeit) und zahlt auch nur entsprechend der tatsächlichen Nutzung. Gerade bei plattform- und applikationsübergreifender Kommunikation und Zusammenarbeit ist ein gutes Sicherheitskonzept wichtig. Themen wie eine zuverlässige Identifizierung, Authentifizierung und Autorisierung beim Zugang (2nd Authentification), der Schutz von Dokumenten (Zeitstempel, elektronische Signatur, sicherer Versionsverlauf), Back-up und gesetzeskonforme Archivierung sind einige Kernpunkte bei der Prüfung. Ebenfalls matchentscheidend ist das Supportkonzept. Je nach vereinbartem Service-Level darf man fachkundigen und freundlichen Support gegebenenfalls 7 mal 24 Stunden erwarten. Beim virtuellen Arbeitsplatz sind die Kosten flexibel, transparent und bis zu 40 Prozent niedriger als bei klassischen IT-Umgebungen. So ist der Anwender rundum bestens versorgt. Bild: iStock 03 / 2017 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Focus Content & Collaboration 35 Trendthema: Enterprise Social Network Digitale Transformation, Mobilität, neue Anforderungen der jungen Generation an den Arbeitsplatz: Bei der Bereitstellung moderner Kommunikationsmöglichkeiten haben Unternehmen zahlreiche Herausforderungen zu erfüllen. Unter welchen Bedingungen kann der Einsatz eines Enterprise Social Networks die Lösung sein? Mitarbeiter müssen immer effizienter, team-, standort- und unternehmensübergreifend zusammenarbeiten. Während dieses Thema bislang eines von vielen war, rückt es nun zunehmend ins Zentrum der Unternehmensstrategie. Denn im heutigen Informationszeitalter steigt die Bedeutung einer reibungslosen Kommunikation stetig. Dies bestätigt unter anderem die Social-Collaboration- Studie, die im vergangenen Jahr von Campana & Schott gemeinsam mit der TU Darmstadt herausgegeben wurde. Demnach sagen bereits 73 Prozent der Befragten, dass sie mit Social Collaboration die Unternehmenskultur verbessern wollen. Knapp die Hälfte will damit Produkt- und Prozessinnovationen fördern. Social Collaboration wird damit immer stärker als erfolgskritisches Element betrachtet, um die Herausforderungen der digitalen Transformation zu bewältigen. Für wen lohnt sich ein Enterprise Social Network? Von den Vorteilen eines Enterprise Social Network (ESN) können fast alle Unternehmen profitieren, unabhängig von Grösse oder Branche. Laut der Studie können zum Beispiel mittelständische Firmen, die regelmässig ihr ESN oder eine andere unternehmensweite Suchfunktion nutzen, ihre Effizienz um bis zu 58 Prozent erhöhen. Dabei ist bei der Entscheidung für oder gegen ein ESN vor allem die Frage zu klären, ob und wie viele Mitarbeiter standortübergreifend und intensiv untereinander kommunizieren müssen – auch Kunden und Partner sollten dabei bedacht werden. Bei der ersten Einführung eines ESN sind im Vorfeld kaum technische Probleme zu lösen. Die Integration in bestehende Infrastrukturen kann bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. So sind im ersten Schritt vor allem organisatorische Herausforderungen zu lösen. Mit einem ESN verändert sich nämlich die Art und Weise, wie Mitarbeiter kommunizieren. So müssen sie von Anfang an in die entsprechenden Projekte und Programme eingebunden werden, um die Akzeptanz und damit auch die Nutzungsrate zu erhöhen. Die Erfahrung von Campana & Schott zeigt: Nur durch ein effektives Management of Change können Unternehmen ein ESN erfolgreich einführen. Alle Mitarbeiter erkennen so die praktischen Vorteile der Lösung für ihre tägliche Arbeit – selbst wenn sie nur wenig Social-Mediaaffin sind. Eine neue Unternehmenskultur Mitarbeiter können das ESN in verschiedener Hinsicht nutzen, etwa als internen Nachrichtendienst. Sie können sich gegenseitig über neue Entwicklungen informieren oder aktuelle Trends und Problemstellungen diskutieren. Zudem können Gruppen oder Bereiche abonniert werden, um regelmässig spezifische Neuigkeiten zu erhalten. Gleichzeitig dient das ESN aber auch als Wissensdatenbank oder zur Verfolgung von Projekten, Kunden und Teams. Und auch neue Mitarbeiter lassen sich schneller und enger in die Teams integrieren. Letztlich entstehen durch diese interdisziplinäre Zusammenarbeit zahlreiche neue Impulse, welche die Innovationskraft des Unternehmens deutlich erhöhen können. Durch diese Eigenschaften kann das Netzwerk für eine veränderte Unternehmenskultur sorgen. Statt der veralteten Orientierung an starren Hierarchien verbessert sich die Zusammenarbeit unabhängig von Position oder Tätigkeitsbereich. Damit können sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen, gemeinsam Innovationen schaffen, Lösungen entwickeln und Kunden den bestmöglichen Service bieten. Richtig angewandt hilft ein ESN dabei, aktuelle Herausforderungen wie die digitale Transformation, Mobilität und den Fachkräftemangel zu bewältigen. Ein Enterprise Social Network kann die Unternehmenskultur verändern. DER AUTOR Boris Ovcak Director Social Collaboration – Region DACH bei Campana & Schott www.netzwoche.ch © netzmedien ag 03 / 2017

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