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Netzwoche 08/2016

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32 XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Bild: wenneingekauft Focus INFORMATION Governance Daten verwalten, aber richtig gsa. Daten sind das neue Öl, lautet das Credo der ICT-Branche. Doch weshalb behandeln viele Unternehmen und Organisationen ihre Daten wie Essensreste im WG-Kühlschrank? Eine Begründung könnte mangelndes Wissen sein. Denn mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ergeben sich auch neue Fragen der Datenbewirtschaftung. Was passiert etwa, wenn man seine Rechnungen künftig digital, also papierlos einreicht, abspeichert und archiviert? Ist der Prozess rechtskonform? Auf diese Frage gehen die Experten des Kompetenzzentrums für Records Management ein. Im Fachartikel diskutiert Managing Partner Bruno Wildhaber, was Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungen beachten sollten. Firmen, die ihre Daten digital verwalten wollen, kämpfen zunächst einmal mit sogenanntem Dark Content. Ein Dokumenten- Sumpf, der inhaltlich bewertet und aufgeräumt werden muss. Eine Sysiphus-Arbeit, wie Marco Michael Büchel-Luzi, Head of Division ECM beim IT-Dienstleister Elca, schreibt. Doch es gibt eine Lösung. Patric Märki, Managing Director von SAS Schweiz, hebt in seinem Fachbeitrag hervor, dass das Thema Big Data und Analytics in den Unternehmen angekommen ist. Nicht aber die Datenverwaltung. In diesem Bereich müssten einige Unternehmen noch Hausaufgaben erledigen. Zum Abschluss berichtet Kaspar Geiser, Geschäftsführer von Aspectra, darüber, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen, die sinnvolle Governance-Richtlinien für ihre Daten erarbeiten wollen. 08 / 2016 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Focus Information Governance 33 Elektronische Rechnung – ein Thema für Sieger? Im geschäftlichen Alltag ist die digitale Transformation eher unromantisch, wie etwa die elektronische Rechnung. Doch gerade dieses vermeintlich banale Beispiel zeigt, wie komplex Digitalisierungsprojekte werden können. Wichtig ist eine hochwertige Information Governance. der autor Bruno Wildhaber Managing Partner, Kompetenzzentrum Recordsmangement. Starten Sie mit der realen Digitalisierung und schaffen Sie endlich die Papier rechnung ab! Alle Welt spricht von Digitalisierung, dabei geht meist vergessen, dass nicht die grossen Würfe den Management- Alltag dominieren. So wie jeder Verwaltungsrat gerne mehr Zeit für strategische Themen hätte, so wäre es als moderne Führungskraft toll, sich nur noch um die «Digitale Agenda» kümmern zu müssen. Doch die Herausforderungen liegen meist auf der eher wenig attraktiven «Hands-on»-Ebene. Bestes Beispiel ist die elektronische Rechnung. Wer meint, dieses Thema sei erschöpfend abgehandelt, der liegt weit daneben. Aus unserer (Experten-)Sicht war das zwar bereits Ende der 90er-Jahre der Fall. Trotzdem erlebt die elektronische Rechnungsverarbeitung derzeit gerade eine Hochblüte. Technologie muss in den Köpfen ankommen Was hat das mit dem Thema Information Governance zu tun? Sehr viel, denn es zeigt exemplarisch, wie lange eine Technologie braucht um a) in die Köpfe der Entscheider zu gelangen und b) im Unternehmen Fuss zu fassen und c) als Veränderung des Geschäftsmodells wahrgenommen zu werden! Wieso dauerte es also solange? Die Antworten können nur erahnt werden. Es gibt allerdings ein paar harte Fakten dazu. Die Schweiz war Mitte der 90er-Jahre Pionierin bei den Rechtsgrundlagen für die elektronische Rechnungsstellung, sowohl im Privat- wie auch öffentlichen Recht. Es gibt keine rechtlichen Hindernisse, welche die Umsetzung verhindert hätten. Die Technologie war vorhanden, B2B-Netzwerke und Standards existierten seit EDIFACT-Zeiten und wurden mit dem Aufkommen des Internets zumindest für das Gros der Unternehmen erschwinglich. Der wirtschaftliche Nutzen kann ebenfalls nachgerechnet werden. Sicherheitsbedenken gibt es, doch auch dazu existieren Lösungen (etwa digitale Signatur, Blockchain). Folglich gibt es eigentlich nur noch einen zentralen Grund für die späte Realisierung: Das Management hat sich nicht darum gekümmert, beziehungsweise betrachtete es als unwichtig oder als zu mühsam. Vor allem aber brachte es kaum Lorbeeren ein. Händeringend sucht die Führungsebene derzeit nach Digitalisierungsthemen und beauftragt IT-Unternehmen, «endlich etwas zu tun». Dass dies die falsche Vorgehensweise ist, dürfte den meisten klar sein. Doch wo findet man gute Anwendungsfälle für die Digitalisierung? Genau, hier landen wir wieder beim Thema Rechnungsverarbeitung! Statt die Kreditoren-Buchhaltung nach Land XY auszulagern, könnte man ja auch die Errungenschaften der Technik nutzen! Es gibt keine zusätzlichen Schnittstellen, die Kunden sind zufriedener und die internen Mitarbeiter fokussieren sich stärker auf die wertschöpfenden Tätigkeiten. Aktive Führung von Information «Every Business is an Information Business» bedeutet zu verstehen, dass der Wertschöpfungsfaktor Information real ist und nicht nur in den Köpfen von Big-Data-Protagonisten existiert. Das ist Teil einer gelebten Information Governance = aktive Führung von Information. Diese muss auf allen Ebenen etabliert werden, vom VR bis zum kleinsten Mitarbeiter. Damit dies funktioniert, müssen Informationen umfassend und nicht nur im Rahmen von «Vorzeigeprojekten» bewirtschaftet werden. Die meisten Führungskräfte begreifen, dass sich ihre Geschäftsmodelle ändern werden. Das zu akzeptieren, zu kommunizieren und Resultate zu erzielen, braucht allerdings mindestens zwei bis drei Manager- Generationen (ca. 10 bis 20 Jahre). Das deckt sich mit den Bemerkungen zur elektronischen Rechnungsstellung. Was heisst da nun für die Praxis? Wenn der Finanzchef seinen Laden nicht digitalisieren will, dann muss die normative und strategische Führungsebene dafür sorgen, dass dies geschieht. Kleine und schnelle Projekte mit einem direkt spürbaren Resultat sind notwendig, damit jeder Mitarbeiter sieht: Hier gibt es Fortschritte! Starten Sie mit der realen Digitalisierung und schaffen Sie endlich die Papierrechnung ab! Die strategische Führung muss das Unternehmen digitalisieren. www.netzwoche.ch © netzmedien ag 08 / 2016

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