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Netzwoche 1/2019

14 DOSSIER Thema In

14 DOSSIER Thema In Kooperation mit xxxxxxx Grafik: sub job / Shutterstock.com Dossier Digital Government In Kooperation mit Abraxas Informatik AG Digital Government – was es für ein digitales Gemeindehaus braucht osc. Die Nutzung digitaler Dienstleistungen ist in der Privatwirtschaft vielerorts bereits selbstverständlich, doch in den Amtsstuben kommt die Digitalisierung erst langsam an. Was Onlineshops, Plattformen und Apps bereits bieten, erwarten Bürger und Unternehmer heute aber auch von Bund, Kantonen und Gemeinden: Erreichbarkeit rund um die Uhr, Abläufe ohne Medienbrüche und einfache Bedienung. Auf den folgenden Seiten zeigt Patrick Kohler, Leiter Verkauf Gemeinden bei der Abraxas Informatik AG, Wege zum digitalen Gemeindehaus auf. Er erklärt, was Nutzer von öffentlichen Dienstleistungen heute erwarten, wie Gemeinden von der Idee zum E-Gov-Angebot kommen und welche Lösungen für verschiedene Bereiche bereits existieren. Im Interview gibt Kohler anschliessend Auskunft über die Umsetzung vieler Vorhaben, die grössten Herausforderungen und das Thema Outsourcing. 01 / 2019 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

In Kooperation mit Abraxas Informatik AG Digital Government DOSSIER15 Wie man ein digitales Gemeindehaus baut Der Digital Shift erfasst zusehends auch die Verwaltungen auf kommunaler Ebene. Um die Bedürfnisse der Bevölkerung und der Unternehmen an ein zeitgemässes Digital Government abzudecken, brauchen Gemeinden und Städte umfassende Beratung, eine modulare Lösung und persönlichen Support. DER AUTOR Patrick Kohler Leiter Verkauf Gemeinden, Abraxas Informatik AG Bürgerinnen und Bürger sind es mittlerweile gewohnt, im Consumer-Umfeld einfach und unkompliziert auf digitale Dienstleistungen zurückzugreifen: Onlinekäufe von Kleidung, Onlinebuchung von Ferien, Konzert- und Bahntickets sind heute gang und gäbe – verstärkt auch via Handy oder Tablet. Und auch Mobile-Banking gehört heute zum Alltag. Unter der Schweizer Bevölkerung hat die mobile Internetnutzung in den letzten Jahren rasant zugenommen: von 43 Prozent im Jahr 2010 auf 72 Prozent im Jahr 2017. Diese Erwartungshaltung zeigt sich immer mehr auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Gefordert wird ein digitaler Service Public. Gemeindehaus für Digital Natives Gemeinde- und Stadtverwaltungen stehen heute daher vor der Herausforderung, sich auf diese geänderten Anforderungen einzustellen. Die nachrückende Generation der Digital Natives ist nicht mehr bereit, Behördengänge offline erledigen zu müssen. Erwartet wird ein – idealerweise mobiler – Onlineschalter für Verwaltungsdienstleistungen. Aber auch als Arbeitgeber müssen sich Gemeinden diesen neuen Anforderungen stellen, um sich auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu positionieren. Beispielsweise über Onlineportale für Mitarbeitende oder eine Arbeitszeiterfassung via Handy. Umfassende Beratung Der erste Schritt auf dem Weg zum digitalen Gemeindehaus ist eine umfassende Beratung. Die Bedürfnisse einer kleinen Gemeinde unterscheiden sich deutlich von denen einer städtisch geprägten Gemeinde. Ein Beratungsmandat, das seine Aufgabe ernst nimmt, deckt diese unterschiedlichen Bedürfnisse ab: Von der ICT- Strategie über kundenspezifische und prozessübergreifende Konzepte und Bedürfnisanalysen bis hin zur Eruierung von Optimierungspotenzial von Verwaltungsvorgängen. Sind die Geschäftsprozesse verstanden, können die Herausforderungen einer jeden Gemeinde konsequent aus deren Perspektive angegangen werden. Im Kontext der Digitalisierung gilt es, die Prozesse neu zu denken. Der passende Bauplan Je nach Bedürfnis lassen sich die Bestandteile einer Digital-Government-Lösung im Baukastensystem kombinieren. Modul für Modul nimmt das digitale Gemeindehaus seine Form an. Die Lösung muss so beschaffen sein, dass sie der jeweiligen Gemeinde die passenden Werkzeuge zur passenden Zeit zur Verfügung stellt, die sie in ihren Prozessen am besten unterstützen. Die auf dem Markt am häufigsten nachgefragten Module einer Digital-Government-Lösung sind die Folgenden. Einwohnerlösung: Diese muss alle Geschäftsprozesse eines Einwohnerdienstes abdecken inklusive einer zentralen Pendenzenverwaltung und Terminkontrolle. Die Lösung muss modular aufgebaut und somit individuell für Gemeindeverwaltungen anpassbar sein. Die Applikation muss auf eCH-Standards basieren, das Meldewesen über die Anbindung an gängige Register unterstützen und Schnittstellen zu anderen Verwaltungsbereichen bieten. Zentral dabei sind die Personendatenbank und die wesentlichen Basisdaten, welche die Voraussetzung für weitere elektronische Services bilden. Wie beispielsweise die Anbindung eines Outputmanagements. Ein solcher Logistik-Service kann ein weiteres ergänzendes und nutzbringendes Modul für eine Gemeinde sein, um Versände von Stimm- und Wahlunterlagen durchführen zu können. Finanzlösung: Öffentliche Verwaltungen benötigen ein bewährtes ERP-Finanzsystem. Dieses sollte umfassende, integrierte und parametrisierbare Funktionalitäten bieten, um auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden zu können. Die komplette Rechnungsverarbeitung sollte digitalisiert und automatisiert werden können – vom Belegscanning über den Kreditorenworkflow bis hin zur einmaligen und wiederkehrenden Fakturierung. Ebenfalls notwendig ist die Integration des Budgetprozesses inklusive Forecast und Finanzplanung. Darüber hinaus sollte die Lösung die Zahlungsbewirtschaftung mit allen Finanzinstituten managen können, bei denen die Gemeindeverwaltung Kundin ist. Lohn- und HR-Lösung: Diese vereinfacht die Personaladministration und Lohnbuchhaltung einer Gemeinde. Zusätzlich ist eine solche Lösung die Basis für die Umsetzung von HR-Prozessen von der Personalgewinnung bis zur Personalentwicklung. Das Führen eines elektronischen ICT-ARCHITEKTURPRINZIPIEN FÜR DAS DIGITALE GEMEINDEHAUS 1. Sicherheit (Zugang zu den Daten, Datenhaltung, Datensicherung) 2. Modularisierung (inkl. Beratung pro Modul und über alle Module hinweg) 3. Standardisierte Schnittstellen 4. Fachliche Standards 5. Parametrisierbarkeit von kantonalen Unterschieden 6. Einheitliche intuitive Benutzerführung 7. Aktuelle, etablierte und verbreitete Technologien www.netzwoche.ch © netzmedien ag 01 / 2019

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