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Netzwoche 11/2016

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12 Business Event Die

12 Business Event Die elektronische Archivierung beschäftigt nicht nur die IT-Abteilung Der Sicherheitsverband Information Security Society Switzerland hat in Zürich seine Jahrestagung abgehalten. Das Hauptthema war die elektronische Archivierung. Dabei wurde deutlich, dass der Prozess nicht nur den IT-Bereich betrifft. Autorin: Gianna Crivelli Umberto Annino, Präsident des Fachverbands für IT-Security ISSS, begrüsste rund 90 Gäste. « Bei der Datenarchivierung müssen viele organisatorische Prozesse miteinbezogen werden. » Brigitte Roth-Grüter, Principal Consultat für Information Management, IBM Anfang Juni hat die Information Security Society Switzerland (ISSS) an ihrer diesjährigen Zürcher Tagung das Thema «Sichere elektronische Archivierung» diskutiert. Ein Thema, das insbesondere Aktuare und Archivare ansprach, die sich von Berufs wegen mit der Datenarchivierung auseinandersetzen müssen. Insgesamt folgten rund 90 Gäste der Einladung ins Hotel Widder, wie Umberto Annino, Präsident des Fachverbandes, sagte. Kontrollierter Informationsverlust Niklaus Stettler, Leiter des Schweizerischen Instituts für Informationswissenschaft der HTW Chur, zeigte in seiner Keynote die Risiken der digitalen Langzeitarchivierung auf. Er beleuchtete die Thematik dabei aus der Nutzerperspektive. Bei der Archivierung müsse man sich aus der Sicht des Anwenders fragen, wie Daten erhalten werden könnten, damit man diese auch nutzen könne. Mithilfe der Archivierung sollte man «in der Lage sein, Objekte zu erhalten, darzustellen und verstehen zu können», sagte Stettler. Hier ergebe sich sogleich das erste Problem: Nicht alle Datenformate seien archivtauglich. Excel-Dateien etwa zählten nicht zu den archivtauglichen Formaten, könnten aber als CSV- Datei abgespeichert werden. Die Funktionen einer Tabelle gingen dadurch jedoch verloren. Die Lösung sieht Stettler in der Kontrolle der Prozesse. Der Informationsverlust müsse kontrolliert und dokumentiert und diese Dokumentation zusammen mit den Objekten abgelegt werden. Diese Pakete umfassten die Dateien, die technischen und inhaltlichen Erklärungen dazu, die Dokumentation der Veränderung und des Verlusts sowie eine Beschreibung, damit das Objekt wiedergefunden werden könne. Eine weitere Herausforderung sieht Stettler vor allem bei komplexen Objekten, wie etwa Vektorgrafiken, dynamischen Objekten oder Containerformaten. Lösungen dafür, wie solche Dateiformate über längere Zeit archiviert werden könnten, gebe es noch keine. Da also nicht alles archiviert werden könne, müsse der Informationsverlust kalkuliert ablaufen und durch Prozesse und zusätzliche Informationen ersetzt werden, schlug Stettler vor. Der organisatorische Aspekt sei bei der Datenarchivierung nicht zu unterschätzen. Archivierung kein reines IT-Problem Brigitte Roth-Grüter, Principal Consultat für Information Management bei IBM, zeigte in diesem Zusammenhang die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung auf. Hierzu zählen etwa die Vollständigkeit und Verfügbarkeit der Daten. Diese Grundsätze beträfen nicht nur den technischen Bereich. Aspekte wie die Dokumentation des Verfahrens seien rein dem organisatorischen Bereich zuzuordnen. Auch beim Design der Archivierungsarchitektur müssten sich Unternehmen und Organisationen Gedanken über Kosten, Risiken, Sicherheit und Funktionalität machen. Deshalb ist die Datenarchivierung «nicht nur eine IT-Lösung, sondern viele organisatorische Prozesse müssen miteinbezogen werden», wie Roth-Grüter betonte. Artikel online: www.netzwoche.ch ▸ Webcode 8547 11 / 2016 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Business Nachgefragt 13 «Rund 95 Prozent der Mitarbeiter entscheiden sich für Apple-Hardware» Die Mitarbeiter von Baloise haben eine freie Platzwahl, es gibt Ruhezonen, Kaffee-Ecken und einen Relax-Bereich. Der Versicherer setzte für das Flex Office und für Use your own Device ein Projekt mit Citrix um. Olaf Romer, Head of Corporate IT und Group-CIO von Baloise, verriet anlässlich eines Events in Las Vegas, welche Herausforderungen es dabei gab. Autor: Marcel Urech Baloise hat beim Citrix Innovation Award den zweiten Platz erobert. Sind Sie jetzt enttäuscht oder glücklich? Olaf Romer: Natürlich hofften wir, ganz oben zu stehen. Aber wir sind unter 65 Teilnehmern bis in die Top 3 vorgedrungen. Das ist grossartig. Ich bin mit unserem Group- CTO und dem Leiter unseres Citrix-Engineering-Teams hier in Las Vegas. Wir freuen uns sehr über den zweiten Platz. Was genau hat Baloise umgesetzt? Baloise experimentiert seit Juni 2014 mit flexiblen Arbeitsplätzen. Es gibt nun eine freie Platzwahl, Ruhezonen und Shared Desks. Unsere Erfahrungen waren so gut, dass wir das Flex Office letztes Jahr auf zwei Grossraumbüros ausweiteten. Flexible Arbeitsplätze sind aber nur in Kombination mit Use your own Device sinnvoll. Dann können die Mitarbeiter auch wählen, mit welchen Geräten sie arbeiten. Das setzten wir gemeinsam mit Citrix um. « Der Generation Y kann man heute nicht mehr vorschreiben, mit welchen Geräten sie zu arbeiten haben. Diese Zeiten sind vorbei. » Olaf Romer, Head of Corporate IT und Group-CIO von Baloise Use your own Device heisst auch, dass Mitarbeiter immer Geschäftsdaten mit sich herumtragen. Das kann problematisch sein. Natürlich birgt es Gefahren, wenn Mitarbeiter überall auf unsere Apps und Daten zugreifen können. Die Daten sind aber sicher. Sie sind vom Rest des Systems abgeschottet. E- Mails können nicht herauskopiert werden, ein Ausdruck auf privaten Druckern ist nicht möglich, Copy-and-Paste aus der Sandbox ebenfalls nicht. Private und geschäftliche E- Mails sind getrennt. Gleiches gilt für Kontakte und Kalender. Machte die Umstellung auf Use your own Device auch Probleme? Wir nutzen noch Apps aus den 90er-Jahren, Eigenentwicklungen mit einer Single-User-Architektur. Sie laufen nicht auf der Citrix-Lösung. Einige dieser Apps konnten wir aber bereits durch neue austauschen. Zusätzlich gibt es Apps, die wir ersetzen oder aktualisieren mussten. Der Aufwand war aber überschaubar und die Migration lief problemlos. Welche Geräte setzen denn die Mitarbeiter von Baloise ein? Unsere Mitarbeiter in der Schweiz können einen Lenovo- Laptop beziehen. Wollen sie das nicht, können sie selbst ein Gerät kaufen, das Baloise versichert. Rund 95 Prozent entscheiden sich für Apple-Hardware. Das Macbook Air ist sehr beliebt, ich selbst nutze einen iPad Pro. Sind Flex Office und Use your own Device auch Argumente, um qualifizierte IT-Arbeitskräfte zu Baloise zu locken? Ja, das neue Arbeitsplatzkonzept macht Baloise für junge Talente interessanter. Wir können so zeigen, dass wir ein attraktiver Arbeitgeber sind. Der Generation Y kann man heute nicht mehr vorschreiben, mit welchen Geräten sie zu arbeiten haben. Diese Zeiten sind vorbei. Welche Apps aus den 90er-Jahren sind das denn? Eine davon ist ein Offertensystem für unsere Aussendienstmitarbeiter. Sie können darum noch nicht vollständig vom neuen Arbeitskonzept profitieren. Das bedeutet, dass es für sie in Gesprächen mit Kunden noch einen Medienbruch geben kann. Weg vom iPad, hin zum Geschäfts-Laptop. In zwei bis drei Jahren werden wir diese App aber auch ablösen. Citrix hat die Arbeitsatmosphäre bei Baloise mit der bei Google verg lichen und sprach vom «Google of Switzerland». Passt das? Ja, bei uns gab es schon vor der Einführung des Flex Office nur wenige Einzelbüros. Wir haben Kaffee-Ecken, Ruhezonen und Rückzugsräume. Auch die Farbgebung passten wir an. Wir liessen uns dabei von der ETH Zürich beraten. Artikel online auf www.netzwoche.ch Webcode 8631 www.netzwoche.ch © netzmedien ag 11 / 2016

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