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Netzwoche 13/2016

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14 SPECIAL Thema In

14 SPECIAL Thema In Kooperation mit xxxxxxx Illustration: Fotolia Special Konsolidieren und harmonisieren In Kooperation mit SNP Vorbereitung ist die halbe Arbeit cgr. Global agierende Unternehmen und Firmen, die Zu- und Verkäufe tätigen, haben oft sehr unterschiedliche Prozesslandschaften unter einem Dach vereint. Besonders kritisch sind dabei Geschäfts prozesse, die in enger Verbindung zur IT stehen. Die zunehmende Digitalisierung macht dieses Feld noch komplexer, was die IT von Unternehmen immer mehr herausfordert. Im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit ist jedoch eine Konsolidierung und Harmonisierung der Geschäftsprozesse anzuraten. Bei dieser Konsolidierung und Harmonisierung gilt es jedoch einiges zu beachten, wie Marcus Scott, Managing Director bei SNP Schweiz, in seinem Beitrag aufzeigt. Insbesondere die Vorarbeit sei entscheidend. Mit «Process Mining» liessen sich etwa Prozessabläufe von IT-Systemen rekonstruieren und auch visualisieren. Dies ermögliche einen tieferen Blick in die Abläufe und schaffe Transparenz. Damit liessen sich Prozesse auch anhand unterschiedlicher Kriterien miteinander vergleichen, was einen erheblichen Vorteil darstelle. Mit einer automatisierten Prozesser hebung liessen sich zusätzlich Vorteile für die Organisationen erzielen, da sie auf diese Weise deutlich Zeit einsparen könnten. 2016-13 / 2016 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

In Kooperation mit SNP Konsolidieren und harmonisieren SPECIAL15 Herausforderungen bei der Konsolidierung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen Viele Unternehmen agieren auf globalen und internationalen Beschaffungs- und Absatzmärkten, deren Anforderungen immer wieder zu Veränderungen der Unternehmensstrukturen führen können. Der zunehmende Druck bei Produktund Prozessinnovationen und die beschleunigte Digitalisierung der Wertschöpfungsketten erfordern zusätzlichen Handlungsbedarf in den Bereichen Organisation und Geschäftsprozesse sowie in der IT-Anwendungslandschaft. DER AUTOR Marcus Scott Managing Director, SNP Schweiz Geschäftsprozesse und damit IT-Anwendungen sind die kritischen Faktoren in Harmonisierungs- und Konsolidierungsprojekten. Zu- und Verkäufe von Unternehmensteilen, der Aufbau von Shared Service Centern oder die geografische Verlagerung von Produktionsschritten gehören zu Transformationsprojekten, die schnell und effizient durchgeführt werden müssen. Die zügige Wiederherstellung einer stabilen Organisation mit optimierten Prozessen und konsolidierten Anwendungssystemen ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Diese Agilität muss in Unternehmen Kernkompetenz sein. Nur so kann auf Veränderungen optimal reagiert werden. Geschäftsprozesse und damit IT-Anwendungen sind die kritischen Faktoren in Harmonisierungs- und Konsolidierungsprojekten. CIOs kennen die Vorwürfe zu langer Reaktionszeiten und unflexibler IT-Systeme allzu gut. Vorbeugende und unterstützende Massnahmen für Transformationen Transformationsprozesse können unterstützt werden, indem die Datenmigration und -konvertierung sowie die Daten- und Prozessanalysen im Vorfeld der Transformation durchgeführt werden. Geschäftsprozesse werden direkt aus Anwendungsdaten rekonstruiert und dokumentiert. Mit der Rekonstruktion werden gleichzeitig Prozesskennzahlen verfügbar gemacht. So lassen sich Prozesse, ihre Strukturen und die Leistungsfähigkeit über Organisationseinheiten und Systemgrenzen hinweg vergleichen. Damit ist die Basis für die Auswahl von Referenzprozessen in einer harmonisierten und konsolidierten Ziellandschaft geschaffen, zusätzlich können Optimierungspotenziale in den einzelnen Bereichen wie etwa bei den Einkaufsprozessen oder der Vertriebsabwicklung identifiziert werden. Process Mining: Rekonstruktion realer Prozessabläufe Process Mining ist eine innovative Methode des Automated Business Process Discovery (ABPD), mit der reale Prozessabläufe aus IT-Systemen rekonstruiert und visualisiert werden. Nach dem Bottom-up-Ansatz werden Prozessmodelle aus IT-Anwendungsdaten, also den Spuren, die Geschäftsabläufe in IT-Systemen hinterlassen, aufgebaut. Deren Auswertung stellt Prozesse exakt so dar, wie sie das Anwendungssystem tatsächlich durchlaufen haben. Prozessabläufe innerhalb der IT-Systeme sind dann keine Blackbox mehr, Arbeitsweisen und Wirkzusammenhänge werden transparent. Um die aus dem Anwendungssystem extrahierten Daten in einem Prozessdiagramm zu visualisieren, werden sie zunächst in die Form eines Ereignisprotokolls gebracht. Die Ereignisse eines Geschäftsvorfalls werden ihrer Prozessinstanz eindeutig zugeordnet und verfügen über mindestens einen Zeitstempel. Die chronologische Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte ergibt zunächst eine Abfolge, die Gruppierung gleicher Prozessschritte und die Überlagerung vieler Prozessinstanzen letztlich das grafische Abbild des Gesamtprozesses. In einigen neueren service- und prozessorientierten Systemen sind solche Ereignisprotokolle bereits verfügbar und können direkt für die Rekonstruktion verwendet werden. Aber gerade bei den oft langlebigen ERP Systemen auf Basis relationaler Datenbanken, etwa SAP ERP, sind die Anwendungsdaten über zahlreiche Datenbanktabellen verstreut. SNP bietet vordefinierte Prozess-Extraktioren-Templates an, die bereits nach kürzester Zeit Analyseergebnisse liefern. Die aus den Quellsystemen extrahierten Geschäftsfälle werden zusammen mit frei auswählbaren Attributen zu einem zentralen Server übertragen und dort fortlaufend aktualisiert. So können Millionen Geschäftsfälle in Echtzeit ausgewertet werden. Die aus dem System und in Relation zum Prozess extrahierten Attribute, wie Auftragsarten, Belegarten oder Organisationseinheiten, können in Histogrammen ausgewertet und zur Filterung verwendet werden. Eine solche Filterung ermöglicht es, den Prozess in einzelnen organisatorischen Geltungsbereichen oder in einzelnen Varianten zu betrachten. So kann der analysierte Prozess beispielsweise für verschiedene Werke, Buchungskreise oder Warengruppen betrachtet werden. Die nach bestimmten Kriterien gefilterten Prozesse lassen sich anschliessend untereinander vergleichen. Im Vorfeld von Konsolidierungen und Harmonisierungen vergleicht man damit etwa Prozesse in unterschiedlichen Organisationseinheiten mit dem Ergebnis, welche Prozessschritte wo und wie oft durchgeführt werden. Zusätzlich beinhaltet der visuelle Vergleich die unterschiedlichen Abfolgen von Prozessschritten und verwendet eine Farbcodierung, um die Unterschiede eindeutig darzustellen und sie klar sichtbar zu machen. Diese Auswertungen zeigen, wie umfassend ein Prozess in verschiedenen Organisationseinheiten und Regionen umgesetzt wird. Oft werden in Transformationsprojekten verschiedene Geschäftseinheiten in einem SAP ERP System zusammengeführt. Werden hierbei keine Geschäftsprozesse verändert, handelt es sich um reine System- und Datenkonsolidierungen, bei denen im Ziel eine www.netzwoche.ch © netzmedien ag 2016-13 / 2016

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