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Netzwoche 15/2016

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16 Business

16 Business Titelgeschichte spruch zu einer zunehmend digitalen Gesellschaft. In Zukunft werde es auch möglich sein, die Unterlagen elektronisch einzureichen. Damit verbunden sei aber eventuell auch einen Verkürzung der Einreichungsfrist, worauf sich die Auftragnehmer einstellen müssten. Möglicherweise könnte die neue Simap-Plattform, deren Ausschreibung gerade in Arbeit sei, hier einen Standard setzen, sagte Fischer. Das Dialogverfahren als Alternative Auf der IT-Beschaffungskonferenz brachte Grüter das relativ unbekannte Dialogverfahren ins Gespräch. In seinem Vortrag zeigte er sich überzeugt, dass dieses Verfahren für mehr Innovation in der ICT-Branche sorgen könne, da Dialog zu Innovationen führe. Letztlich könnte auch die öffentliche Hand profitieren. «Wenn wir also mehr in den Dialog mit den Anbietern treten, können wir meiner Meinung nach bessere und effizientere Lösungen realisieren», sagte er. In einem gesonderten Panel wurde daher näher auf das Dialogverfahren eingegangen. Das Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) konnte mit einem Projekt für ein «CMS Managed Service mit Lifecycle Management» Erfahrungen mit dem Dialogverfahren sammeln. Das Projekt war auf die Zeitdauer von 13 Jahren ausgelegt. Mittels Dialogverfahren sollte die bestmögliche Lösung gefunden werden. Das Verfahren war den Ausführungen der teilnehmenden Personen zufolge jedoch sehr aufwendig und zog sich über mehrere Jahre hin. Auch verursachte es Kosten von deutlich über einer Million Franken. Letztlich zeigten sich die Beteiligten aber mit dem Ergebnis zufrieden. Laut Daniel Hagmann, Leiter Corporate Governance CMS beim VBS, konnte damit die Qualität des Projekts insgesamt gesteigert werden. Thomas Fischer sieht in der Revision von BÖB und IVöB gute Chancen. Auch von Kantonsseite gebe es keine grundlegenden Bedenken. Dennoch glaube er, dass das Dialogverfahren eher ein «Exot» im Beschaffungswesen bleiben werde. Es sei viel zu aufwendig und kompliziert und eigne sich daher nicht für alltägliche Beschaffungsprozesse. Dennoch sieht auch er im Dialogverfahren das Potenzial, die Qualität von ICT-Projekten zu verbessern, und stimmte damit Grüter grundsätzlich zu. Laut Fischer braucht es aber Mut, um diese Möglichkeiten auch zu nutzen. Im Gespräch wünschte sich Abraxas-CEO Gutman vor allem, dass die Ausschreibungen in Zukunft offener und flexibler gestaltet werden. Ihn stört vor allem, das bei grösseren IT-Projekten die Spezifikationen zu detailliert ausgeschrieben werden, was den Anbietern kaum Freiraum lasse. Zudem kritisierte er, dass dadurch viel Zeit verstreiche, denn zwei bis drei Jahre seien in der IT-Branche eine «kleine Ewigkeit», wie er betonte. Dieser Auffassung stimmte Grüter an der Beschaffungskonferenz zu. Es kommt Bewegung ins Spiel, aber nur langsam Es gebe viele gute Ansätze, die auch in den Reformen der Beschaffungsordnungen angerissen würden. Ob sich diese auch in den Diskussionen durchsetzen werden, werde sich erst noch zeigen müssen, sagte Grüter. Generell entwickle sich das System kontinuierlich weiter, aber bisher nur in kleinen Schritten. In einem solch grossen System werde die grosse Revolution wohl ausbleiben. Generell noch wenig berücksichtigt wurden die Bedürfnisse der Gemeinden. Auch an der Beschaffungskonferenz wurden diese meist nur in Nebensätzen erwähnt. Der Fokus lag auf Bund und Kantonen. Wie die Studie der Universität St. Gallen zeigt, stehen gerade die Gemeinden vor den grössten Herausforderungen, da es ihnen häufig an den nötigen Ressourcen und auch an Fachwissen im ICT-Feld fehlt. Beschaffer wie Anbieter wünschen sich mehr Dialog. Ausser dem schon etablierten Dialogverfahren gibt es auch innovative Ansätze aus der Schweiz, um den Austausch zwischen den beiden Gruppen zu fördern. Im Interview auf Seite 18 stellt Mirko Klein von Flowdays sein Konzept eines agilen Beschaffungsprozesses vor, der in Zukunft auch öffentliche Beschaffungen flexibler machen könnte. Artikel online: www.netzwoche.ch ▸ Webcode NW151633 i ANTEIL DER FREIHÄNDIGEN ICT-VERGABEN Fällt bei einer Ausschreibung eine Entscheidung, wird dieser Zuschlag auf der Plattform Simap.ch publiziert. Auch wenn die Vergabe freihändig erfolgte. Betrachtet man die absoluten Zahlen, steigt die Anzahl freihändiger Vergaben jährlich. Der prozentuale Anteil der freihändigen Vergaben entwickelte sich in den letzten Jahren jedoch nicht geradlinig, sondern schwankte deutlich. Zwei klare Einschnitte zeigen sich. Der erste im Jahr 2009, dem Debütjahr der Simap.ch-Plattform. Damals machten die freihändigen Vergaben fast die Hälfte aller Zuschläge aus. Im Jahr darauf sank der Anteil auf unter ein Drittel. Die Zahl der Freihänder schoss jedoch in den beiden Folgejahren erneut auf knapp 40 beziehungsweise über 41 Prozent. Einen weiteren Bruch gab es 2013. Also in dem Jahr, in dem das Insieme-Projekt abgebrochen wurde. 2013 sank der Anteil der freihändigen Vergaben auf 35 Prozent. Die Jahre darauf stieg der Anteil wieder an, jedoch nicht mehr so stark wie zuvor. Die aktuell vorliegenden Zahlen für das noch laufende Jahr 2016 weisen wieder auf einen tiefen Anteil hin. Die Zahlen stammen von der Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern. Die Forschungsstelle analysierte nach eigenen Angaben alle Meldungen von Simap.ch. Insgesamt 1300 Auftraggeber der öffentlichen Hand, rund 8000 Unternehmen und über 30 000 Zuschläge. Die Ergebnisse veröffentlichte die Forschungsstelle online auf www.beschaffungsstatistik.ch. ICT-Zuschläge seit 2009 Total davon freihändige Vergaben Anteil freihändige Vergaben in Prozent 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Quelle: Universität Bern 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016* * laufendes Jahr 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 15 / 2016 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Business Titelgeschichte 17 «Agilität ist ein Enabler effektiver IT-Beschaffung» Mirko Kleiner ist Mitbegründer von Flowdays. Er begleitet Unternehmen bei der Transformation zu agileren Organisationen. Mit dem agilen Vorgehen Lean-Agile Procurement will er eine Alternative zum heutigen Beschaffungswesen aufzeigen. Er erklärt im Interview, wie Auftraggeber und Dienstleister von agileren Beschaffungen profitieren können. Interview: Christoph Grau Was stört Sie am bisherigen Beschaffungssystem? Mirko Kleiner: Meiner Ansicht nach ist das Beschaffen von IT-Lösungen momentan für beide Seiten eine Lose-Lose- Situation. Die Prozesse sind viel zu langwierig, unflexibel und fokussieren vor allem auf die Lösung. Dem gegenüber steht die rasante Entwicklung am Markt. Das aktuelle Vorgehen stammt noch aus einer Zeit, wo es darum ging, überschaubare und auch komplizierte Dinge wie etwa Ersatzteile zu beschaffen. Dies passt im komplexen Umfeld der IT nur bedingt. Ausschreibungen dauern heute von der Idee über die Ausarbeitung des Lasten- und Pflichtenhefts bis zum Zuschlag schnell drei bis zwölf Monate oder länger. Eine Ewigkeit in der Branche. So lange kann weder der Auftraggeber noch der potenzielle Partner warten. Wie wollen Sie mit Lean-Agile Procurement gegensteuern? Unser Ziel ist es, dass wir nur so viel Zeit wie nötig, aber so wenig Zeit wie möglich in die Beschaffung investieren, um dann gleich aktiv loslegen zu können. Agil und lean eben. Bei der Entwicklung des Vorgehens stellen wir uns zwei zentrale Fragen. Erstens: Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine Beschaffung in nur einem Tag durchzuführen? Und zweitens: Kann dies auf einer Seite zusammengefasst werden? Beide Fragen konnten wir mit Ja beantworten. Wie soll das agile Beschaffen funktionieren? Damit eine Beschaffung in nur einem Tag möglich wird, legen wir zuerst den Fokus auf die für die Entscheidungsfindung nötigen Aspekte einer jeden Beschaffung. Das Resultat daraus ist ein strukturiertes Blatt, neudeutsch «Lean Procurement Canvas» genannt. Dieses unterteilt sich in drei Elemente. Auf der rechten Seite befinden sich die Angaben des Auftraggebers über die Ausgangslage mit einem starken «Welches Problem soll gelöst werden»- Fokus. Auf der linken Seite, der Anbieterseite, stehen Lösungsvorschläge zu den einzelnen Problemfeldern. In der Mitte wird die strategische Relevanz dieser Partnerschaft aufgezeigt. Wie wird dieses Blatt genau ausgefüllt? Das Blatt wird an dem einen Tag gemeinsam mit dem potenziellen Partner ausgefüllt. Wir nennen dies «Big Room Evaluation Day». Vor dem Meeting ist natürlich eine entsprechende Vorbereitung notwendig. Die Idee ist, dass alle nötigen Stakeholder zusammenkommen. Idealerweise sind das das zukünfigte Projektteam, Vertreter des Einkaufs, der Rechtsabteilung und auch die späteren Nutzer selbst. Mittels Breakout-Sessions wird das Canvas gemeinsam vervollständigt. Man kann sich dies wie ein Speed- Dating vorstellen, wo Auftragnehmer und Auftraggeber anhand erster konkreter Fragestellungen zusammenarbeiten und gleich feststellen, ob es passt. Erproben Sie Ihr Konzept auch schon in der Praxis? Lean-Agile Procurement ist noch ziemlich neu und fand bereits in der agilen Community weltweiten Zuspruch. Erste namhafte Unternehmen wie auch Hochschulen machen erste Erfahrungen mit dem agilen Vorgehen. Deren Ausschreibungen umfassen Volumen von zum Teil mehreren Millionen Franken. Es konnte aufgezeigt werden, dass komplexe Ausschreibungen aus dem IT-Umfeld unkompliziert und schnell durchgeführt werden können. Case Studies aus echten Anwendungen werden in den nächsten Monaten folgen. Eignet sich das Verfahren auch für die öffentliche Hand? Auch Unternehmen der öffentlichen Hand haben ihr Interesse an Lean-Agile Procurement bekundet. Das Dialogverfahren bietet die rechtliche Grundlage, WTO-Anforderungen gerecht zu werden. Momentan befinden wir uns aber noch auf der Ebene der freihändigen Verfahren und sehen dies als weiteren Ausbauschritt. « Lean-Agile Procurement wird die IT-Beschaffung nachhaltig im Bereich der Effektivität und Effizienz beeinflussen. » Mirko Kleiner, Mitgründer von Flowdays Artikel online auf www.netzwoche.ch Webcode NW151632 www.netzwoche.ch © netzmedien ag 15 / 2016

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