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Netzwoche 18/2018

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20 Business Fachbeitrag

20 Business Fachbeitrag Die Zukunft gehört der Kollaboration In einer Welt mit 4,2 Milliarden Internetnutzern, die täglich rund 300 Milliarden E-Mails und 55 Milliarden Whatsapp- Mitteilungen versenden, helfen Kollaborationsplattformen, Informationen effizienter und gewinnbringend zu teilen und zu nutzen. Der Beitrag zeigt den Hintergrund und die Erfolgskriterien zur erfolgreichen Adaption auf. DIE AUTOREN Marc K. Peter Leiter Zentrum Digitale Transformation, FHNW Hochschule für Wirtschaft Mads Petersen Product Manager, Kolab Systems Lioba Leickel Solution Consultant, Kolab Systems Unternehmen investieren in Kollaborationsplattformen (webbasierte Softwarelösungen und Apps), welche die Zusammenarbeit in Teams fördern, um dadurch die intellektuellen Ressourcen der Mitarbeitenden besser zu nutzen. Dazu gehört die Ablage/Dokumentation von Wissen und Informationen, der Zugang und das Teilen von Wissen/ Informationen sowie die Kreation von neuem Wissen. Auch die Unternehmenskommunikation wird generell unterstützt, und die Kreativität und Innovation werden gefördert. Als Beispiele werden Boeing, Cisco, Pfizer und Unilever genannt: Diese Firmen investierten in Kollaborations- und Wissenslösungen mit dem Ziel, den Mitarbeitenden eine Plattform zu bieten, auf der neue Produkt ideen und innovative Lösungen zu Problemen diskutiert werden können. Cisco hat mit Prozessen, die auf Kollaborationsplattformen migriert wurden, die Kosten stark reduziert und die Produktivität erhöht. Diese Plattformen bieten speziell dann einen Mehrwert, wenn sie in die Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden integriert sind. Kollaborationsplattformen beinhalten in den meisten Fällen Kommunikationsmodule (E-Mail, Audio, Video, Blogs etc.) und Koordinationsmodule (Kalender, Updates, Prozess- und Ressourcenplanung, Reporte etc.). Die gemeinsame Projektarbeit (z.B. Aufgaben abarbeiten und Dokumente teilen) beinhaltet Kommunikations- und Koordinationselemente. Dabei werden grob drei Formen von Plattformen und deren Einsatz/Adaption definiert: 1. Die Grundlagen: Kommunikation via Audio und Text; Zugang zu Dokumenten und einfachen Aufgabenlisten. 2. Die Erweiterung: Zusätzlich Video und Konferenzen für die Kommunikation; Kanalintegrationen, Prozessdefinitionen und automatisierte Wissensverteilung zur Koordination. 3. Die Integration: Virtuelle Projektteams und Arbeitsflächen, adaptive Prozesse, Gemeinschaften und künstliche Intelligenz sind im Einsatz. Sie bringen den Unternehmen nicht nur eine Effizienzsteigerung, diese Plattformen unterstützen auch Partnerschaften und die Zusammenarbeit im erweiterten Ökosystem beziehungsweise in Unternehmensnetzwerken. Hier wurde auch der Begriff des «Collaborative Commerce», der kommerziellen Zusammenarbeit, geprägt. Vor- und Nachteile von Kollaborationsplattformen Innerhalb von Unternehmen hat die Intensität und der Umfang der firmeninternen Zusammenarbeit stark zugenommen. Man spricht heute nicht mehr von Abteilungen, sondern von Plattformen, die miteinander kooperieren und – in den meisten Fällen – in Projekten miteinander arbeiten. Neue Organisations- und Führungsformen, die in den letzten Jahren bekannt wurden, unterstützen diesen Trend ebenfalls. Die Projekte setzen voraus, dass die Mitarbeitenden als Individuen eine Aufgabe erledigen (teilweise auch im Kollektiv), diese dann aber in ein Ganzes zusammengefügt wird. Hier ergibt sich bereits die Herausforderung, dass wir als Individuen unsere bevorzugten Vorgehensweisen und Hilfsmittel über Jahre hinweg erlernt, definiert und zementiert haben und uns deshalb nicht gerne in ein relativ starres Umfeld einer Plattformlösung zwängen lassen. Es hilft dem Argument für Kollaborationsplattformen nicht, dass 50 Prozent aller Projekte in der Industrie (Studie von 2009) nicht erfolgreich sind. Mehrere Studien zeigen, dass es einen starken Zusammenhang zwischen dem Einsatz technologieunterstützter Zusammenarbeit und Projekterfolgen gibt. Des Weiteren gilt es, die Arbeitsweisen des Teams zu verstehen und die Bedürfnisse der Gruppe bei der Wahl einer Softwarelösung zu berücksichtigen. Die Forschung spricht bei Kollaborationen von mentalen Prozessen (z. B. Inhalte und Ideen interpretieren, ein gemeinsames Verständnis aufbauen) auf der Stufe der Mitarbeitenden und von Teams, welche die Problematik der Adaption prägen. Eine Schweizer Studie von 2016 zeigt, dass die Vorteile dieser Lösungen in der besseren Vernetzung der Mitarbeitenden, der Prozessbeschleunigung, der administrativen Unterstützung und der vernetzten Kommunikation liegen. Eine Publikation von 2011 zeigt, dass Kollaborationsplattformen ausser den mentalen, positiv zu bewertenden Prozessen auch Nachteile bringen: Informationen werden teils weniger schnell kommuniziert und geteilt (es wird davon ausgegangen, dass es sich bei Informationen auf 18 / 2018 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Business Fachbeitrag 21 Eckpfeiler für die erfolgreiche Einführung und Adaption einer Kollaborationsplattform Projektmanagement und Budget Kollaborationsplattformen sollen geplant und methodisch eingeführt werden. Neben der eigentlichen Lizenz sollte ein Budget für Anpassungen, Change Management, Migration und Schulungen eingeplant werden. Technologie-Infrastruktur Für die Kollaboration soll eine solide Infrastruktur geschaffen werden. Dazu gehören die Anforderungsdefinition der für den Betrieb notwendigen Module/ Funktionen, Sicherheitsvorkehrungen, Backups und bspw. die Anbindung an (mobile) Endgeräte. Kultur und das soziale Kapital Kollaborationsplattformen bedürfen einer offenen Kultur zur Zusammenarbeit. Das soziale Kapital des Unternehmens bietet eine Vertrauensbasis, welche die Stärken/Kompetenzen der Mitarbeitenden unterstützt und zur Weiterentwicklung des sozialen Kapitals anregt. Führung (Management und Governance) Kollaborationsplattformen brauchen eine aktive Führung (Leadership). Das heisst auch, dass die Geschäfts- und Abteilungsleitenden vormachen, wie die Plattform genutzt wird. Zusätzlich werden Ziele und Rahmenbedingungen vereinbart und kontrolliert. Prozessmanagement Zur Erreichung einer kritischen Masse sollte die Plattform in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden. Bestehende Prozesse werden optimiert und teilweise automatisiert. Dazu gehören Aufgaben, Rollen, Informationsflüsse, Datenquellen und Kanäle. Kollaborations-/Interaktions- Leitfaden Um die Effizienz, Kreativität und Innovation zu steigern, soll ein Leitfaden erarbeitet werden, welcher die Spielregeln festgelegt. Bei Unternehmensnetzwerken wird der Leitfaden gemeinsam erarbeitet; für das eigene Unternehmen mit den verschiedenen Teams. Mitarbeitende und das Team Während dem die Bedürfnisse der Mitarbeitenden für die Evaluation und erfolgreiche Adaption einer Plattform miteinbezogen werden sollten, ist das Team trotzdem wichtiger als das Individuum. Studien zeigen, dass das soziale Kollektiv die Adaption positiv beeinflusst. Change Management und Schulung Die Einführung wird durch diverse Massnahmen unterstützt. Dazu gehören «Change Agents» oder Coaches sowie Schulungsangebote. Mitarbeitende werden angeregt, das soziale Kapital (vgl. Box) zu nutzen. Dadurch wird auch das Potenzial der talentierten Mitarbeitenden freigesetzt. Kollaborationsplattformen um eine Holschuld handelt) und/oder nicht komplett verstanden. Zudem braucht es Zeit, um Missverständnisse zu klären. In der direkten Kommunikation mit physisch anwesenden Teams gibt es diese Schwierigkeiten weniger. Es gilt jedoch zu bedenken, dass mit den neuen Arbeitsformen und -modellen, einer geografischen Distanz und der Zusammenarbeit in Unternehmensnetzwerken die physische Nähe nicht (mehr) realisierbar ist. Die Schweizer Studie identifizierte die Informationsflut, den Datenschutz, die Verwendung von zu vielen Instrumenten und die konzeptlose Einführung als grösste Nachteile und Risiken. Erfolgreiche Einführung und Adaption Mehrere Studien zeigen, dass es einen starken Zusammenhang zwischen dem Einsatz technologieunterstützter Zusammenarbeit und Projekterfolgen gibt. Gleichzeitig sind auch viele Fälle bekannt, in denen der Erfolg ausblieb: Von den Lösungen (Plattformen, Apps) wird zu viel verlangt und die Enttäuschungen sind gross, wie wenig effektiv erzielt wird. Hier wird vielfach von Adaptionsschwierigkeiten gesprochen, also von der He rausforderung, dass die Plattformen akzeptiert und genutzt werden und so die Unternehmen eine kritische Nutzermasse erreichen. Damit ein Wissensnetzwerk mithilfe einer Kollaborationsplattform – speziell über mehrere Unternehmen hinweg – erfolgreich operieren kann, müssen gemäss einer Studie fünf Kriterien erfüllt sein. Erstens bedarf es einer offenen Kultur zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Wissen sowie erste, generelle Erfahrungen aus der Projektarbeit. Zweitens muss das Projekt ausreichend finanziert werden, damit Investitionen in eine solide und den Bedürfnissen entsprechende Plattform möglich sind. Anschliessend muss das soziale Kapital des Unternehmens eine Basis bilden, die Vertrauen schafft und die Stärken/Kompetenzen der Mitarbeitenden nutzt. Viertens geht es um die Plattform selbst und die notwendige Infrastruktur, die genutzt wird. Und letztlich spielt die Führung (Management und Governance) der Plattform eine wichtige Rolle: Dies beinhaltet Ziele und Vereinbarungen mit Teams und beteiligten Unternehmen, definierte Prozesse und das Change Management. Die Abbildung fasst als Checkliste die wichtigsten Eckpfeiler für die erfolgreiche Einführung und Adaption einer Kollaborationsplattform zusammen, um die tägliche Flut von über 120 E-Mails pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter zu verarbeiten und mit weiteren Funktionen wie Chat, Video und Konferenzen die Effizienz, Kreativität und Innovation in Unternehmen zu steigern. i INFO Der Artikel beruht auf den Erfahrungen der Autoren und ausgewählten Studien. Die Liste der referenzierten Studien kann bei den Autoren bezogen werden. www.netzwoche.ch © netzmedien ag 18 / 2018

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