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Netzwoche 08/2021

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12 KUNDEN-CASE Graphax

12 KUNDEN-CASE Graphax Mit ECM geschäftskritische Prozesse digitalisieren Graphax hat sich vom Anbieter von Printing und Document Solutions zum IT-Dienstleister mit ECM-Kompetenz entwickelt. Mit der finnischen Software M-Files helfen die Dietiker KMUs aus unterschiedlichsten Branchen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ufuk Karaca, Leiter ECM bei Graphax. Daniel Daldini, Business Consultant und Solution Manager bei Graphax. Über Graphax Im Jahre 1973 von Francis Oberson gegründet, etablierte sich die Graphax AG als Generalvertreterin von Konica Minolta in der Schweiz zu einem der führenden Anbieterinnen moderner Office-Technologien im Schweizer Markt. Heute gilt das Familienunternehmen mit Sitz in Dietikon ZH als einer der Marktführer im Bereich des Dokumentenmanagements, Enterprise Content Management und Professional Printing. Wer früher an Graphax dachte, dem kamen in erster Linie die Kopiergeräte von Konica-Minolta in den Sinn. Professionelle Druck- und Kopiersysteme und deren Wartung sind auch heute noch ein wichtiger Teil des Geschäfts von Graphax. In den vergangenen Jahren haben sich die Bedürfnisse der Kunden durch den Digitalisierungstrend aber verändert. Kopieren und Drucken ist für Unternehmen weniger wichtig geworden. Stattdessen steht das moderne Informationsmanagement im Vordergrund, das Dokumenten- und Geschäftsprozesse mit eingehenden, zu verarbeitenden und ausgehenden Informationen digital abbildet. Das Enterprise Content Management beschränkt sich dabei nicht auf Dokumente oder gescanntes Papier, sondern umfasst alle unternehmensrelevanten Informationen, die im Geschäftsbetrieb von aussen in ein Unternehmen hineingelangen oder in der Organisation selbst via Office-Anwendungen, ERP, CRM oder spezifische Fachanwendungen entstehen. Der Trend zur Prozessdigitalisierung betrifft aber längst nicht mehr nur Grossunternehmen und Konzerne. Auch KMUs müssen ihre Abläufe und ihre Geschäftsmodelle digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. So wie sich die Kundenbedürfnisse weiterentwickelt haben, so hat auch Graphax seine Expertise um ECM-Systeme erweitert. Jedes KMU kann M-Files nutzen Graphax setzt bei ECM seit 2015 auf M-Files und ist als Systemintegrator bei der Implementierung dieser finnischen ECM-Software sehr erfahren. «Viele Kunden, die uns ansprechen, suchen eine Lösung, die ihnen unter anderem hilft, Verträge und ihre Laufzeiten zu managen. Auch möchten Kunden Offert-, Auftrags- und Fakturawesen oder andere geschäftskritische Prozesse in sinnvollen Prozessen digital abbilden und automatisieren», sagt Daniel Daldini, Business Consultant und Solution Manager bei Graphax. «Eigentlich kann jedes KMU M-Files für sich nutzen, da Prozesse wie etwa Kreditorenworkflows oder beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden in der Regel überall vergleichbar sind.» So hat sich auch ein Hotel aus Zürich kürzlich für M-Files entschieden. Das Hauptanliegen in diesem Projekt war es, in allen Bereichen von überall her schnell auf alle Dokumente zugreifen zu können. Ausser in Gastronomie und Hotellerie realisierte Graphax bis dato rund 180 M-Files-Projekte in den unterschiedlichsten Branchen. Bei den grösseren Projekten gehörten vor allem Produktionsbetriebe, Privatbanken, Architekturbüros, Pharma, Spitäler, Immobilienverwaltungen, Finanzdienstleister und Treuhänder zu den Kunden. Bild: Chaichan Ingkawaranon / iStock Technische Umsetzung Ufuk Karaca setzt mit seinem technischen Team bei Graphax, das seit dem Start mit M-Files auf acht Mitarbeitende angewachsen ist, die Kundenprojekte um. Aber welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung? «Manchmal diskutieren wir mit Kunden die Abbildung von Prozessen im ECM, wenn etwa nicht klar ist, wie der neue, digitale Prozess aussehen soll. Auch treffen wir manchmal auf Schwierigkeiten, wenn einmal eine Schnittstellenbeschreibung unvollständig ist oder ganz fehlt», sagt Karaca. Apropos Schnittstellen: Stolz ist Karaca, dass Graphax in der Lage ist, Schnittstellen zu programmieren, um ERP-, CRM- oder Fachapplikationen an M-Files anzubinden, etwa für Abacus, Navision oder Sage: «Und für die Anbindung des Trust-Tech-Unternehmens Skribble haben wir ebenfalls bereits eine eigene Schnittstelle gebaut. Mit Skribble können Verträge rechtlich bindend mit einer QES, also einer qualifizierten elektronischen Signatur, unterzeichnet werden.» Mit M-Files bietet Graphax eine professionelle ECM-Lösung mit vielseitigen Integrationsmöglichkeiten. Kunden können ausserdem mit M-Files Prozesse designen und Dokumentenworkflows automatisieren. Gleichzeitig ist die Software intuitiv bedienbar. Damit sollte dem Informationsmanagement, das Geschäftsprozesse end-to-end digital abbildet, nichts mehr im Wege stehen. 08 / 2021 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Business Digital Economy Award 13 « Ehrlich gesagt hatte ich nicht vor, mich für den Award zu bewerben » David Yenicelik hat 2020 den Digital Economy Award in der Kategorie «NextGen Heros» gewonnen. Als Vorjahressieger sitzt er dieses Jahr selbst mit in der Jury und muss beurteilen, was die Bewerbenden zeigen. Interview: Marc Landis David Yenicelik sitzt dieses Jahr in der Jury der Kategorie «Next- Gen Hero» des Digital Economy Awards. so ein Award funktioniert, wie alles organisiert ist und worauf bei den Teilnehmenden geachtet wird. Sie sitzen dieses Jahr selbst in der «NextGen Hero»-Jury. Worauf werden Sie bei Ihren Beurteilungen besonders achten? Je mehr Engagement, je mehr Enthusiasmus und je mehr Commitment ich bei den Bewerbern sehe, desto mehr beeindruckt mich das. Auch ist mir Charakter wichtig, etwa dass jemand ein Teamplayer ist, sich rücksichtsvoll verhält und freundlich ist, selbst wenn er seine Mission mit vollem Engagement verfolgt. Die Bewerbenden sollten für mich auch auf menschlicher und emotionaler Seite etwas zu bieten haben. Wie wurde die Jury des «NextGen Hero» auf Sie aufmerksam oder haben Sie sich selbst beworben? David Yenicelik: Ehrlich gesagt hatte ich nicht vor, mich für den Award zu bewerben. Ich wurde aber von mehreren Seiten, unter anderem von Angehörigen der ETH, darauf aufmerksam gemacht und man legte mir die Teilnahme nahe. Mir waren die Vorteile von Medienanlässen und Awards nicht ersichtlich. Zudem bin ich als Student eher zurückhaltend, was Auftritte in der Öffentlichkeit angeht. Nach dem Gewinn des Awards als «NextGen Hero» musste ich meine Meinung aber revidieren. Ich bin sehr froh, dass ich mitgemacht habe. Was nehmen Sie vom Award alles für sich mit? Das sind drei Dinge: 1. Ich habe erlebt, wie wichtig es ist, dass man sich auch ausserhalb des Studiums engagiert und hoffe, dass meine Teilnahme auch andere junge Leute motiviert, sich zu engagieren. 2. Ich konnte mein Netzwerk mit sehr interessanten Menschen erweitern, sei es mit Leuten aus dem Verband, aus der Jury oder aus dem Teilnehmerfeld. Es ist auch wichtig, entsprechende Kontakte aus der Start-up-Szene zu pflegen, denn das Umfeld in der Schweiz und auch in Europa könnte besser sein. 3. Nicht zuletzt fand ich es sehr interessant zu sehen, wie Welche Tipps geben Sie Award-Teilnehmenden, wenn sie in dieser Kategorie auf dem Siegertreppchen stehen wollen? Es ist meiner Meinung nach nicht das Wichtigste, zu gewinnen, sondern zu erkennen, wo man selbst steht und was man bewirken will. Und dafür bietet so ein Award einen guten Rahmen. Ich finde es auch wichtig, Spass an dem zu haben, was man macht, und versucht, sich stetig zu verbessern. Welche Themen interessieren Sie derzeit vor allem? Ich beschäftige mich zurzeit intensiv mit aktuellen Themen wie Supply Chain und Sustainability und mit Klimawandel und Energie. Diese Themen versuche ich mit Machine Learning beziehungsweise künstlicher Intelligenz zu verbinden, da dies meine Leidenschaft ist. Apropos: Wie sehen Sie das Spannungsfeld von künstlicher Intelligenz und Ethik? Technologie per se ist weder gut noch böse, wenn Sie mit Ihrer Frage darauf abzielen. Es kommt daran, wofür Technologie genutzt wird. Es ist deshalb wichtig, dass sich die Forschenden an moralisch vertretbare Werte halten, die ethischen Regeln kennen und diese respektieren. Meiner Meinung nach ist die momentane Art der künstlichen Intelligenz allerdings nicht an dem Punkt, an dem sie sich ihrer selbst bewusst wird und autonom entscheiden könnte. Aber es gibt andere Bereiche, etwa beim Abgreifen von Daten, bei denen sich dieselben ethischen Fragen stellen, was man dürfen sollte und was nicht. i DIGITAL ECONOMY AWARD Bereits zum dritten Mal wird der Digital Economy Award vergeben. Bis zum 23. Juni 2021 sucht die Jury die «digital reifsten Unternehmen der Schweiz» und die innovativsten Digitalprojekte. Die Gewinner werden an der Gala- Veranstaltung im Hallenstadion am 11. November 2021 in vier Kategorien ausgezeichnet: «Digital Innovation Of The Year», «The Next Global Hot Thing», «Digital Excellence Award» sowie «Highest Digital Quality». Die Preisverleihung findet am Schluss der diesjährigen Digitaltage statt. Zudem werden mit dem «NextGen Hero» auch herausragende Nachwuchstalente geehrt. Für die Kategorie «NextGen Hero» läuft die Frist für Einreichungen bis zum 30. Juli 2021. Das Interview finden Sie auch online www.netzwoche.ch www.netzwoche.ch © netzmedien ag 08 / 2021

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