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IT for Gov 2020

FOCUS: AUSSCHREIBUNGN

FOCUS: AUSSCHREIBUNGN Leitfaden für erfolgreiche IT-Ausschreibungen Werden Prozesse digitalisiert, Softwarelizenzen beschafft oder Hardware erneuert, sind die Ausschreibungen häufig anspruchsvoll und für Fachfremde nicht einfach zu bewältigen. Die Vergabe- und Zuschlagsverfahren im öffentlichen Bereich sind ausführlich geregelt. Doch die sorgfältige Vorbereitung einer IT-Ausschreibung wird weniger häufig thematisiert. Die Autorin Gaby Stäheli, Co-CEO, Gryps Offertenportal und Gründungspartner, Parato Projekt bestehen. Die Ausgangsbasis und Zielsetzungen sollten definiert sein, um ein stichhaltiges umfassendes Lastenheft erstellen zu können. Siehe dazu auch «Checkliste Vorbereitung IT- Ausschreibung». Häufig beklagen sich IT-Firmen über öffentliche Ausschreibungen mit lückenhaftem Lastenheft, bei denen technische Rückfragen vor der Offertenstellung nicht möglich sind. Dies führt dazu, dass Anbieter als Grundlage für eine Aufwands- und Kostenkalkulation so viele Annahmen treffen müssen, dass das Risiko einer Fehleinschätzung steigt. Folge davon sind entsprechende Risikozuschläge, die vermieden werden könnten. Ausser den höheren Abschätzungskosten hat diese Praxis noch weit unangenehmere Folgen. Während oder nach dem Projekt kann es durch ungenau beschriebene Anforderungen zu unangenehmen und unnötigen Disputen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen. Dabei machen Anbieter Mehraufwände geltend oder der Kunde ist mit dem gelieferten Funktionsumfang nicht einverstanden. Egal ob es sich um eine freihändige Vergabe oder um ein offenes Ausschreibungsverfahren handelt: Der Gang zum IT-Consultant, der helfen soll, ein Lastenheft als Grundlage für die Ausschreibung zu formulieren, kommt häufig ein Schritt zu früh. Der Consultant benötigt viele wichtige Informationen zur Ausgangsbasis und den Zielsetzungen, um ein stichhaltiges Lastenheft zu erstellen. Deshalb sollte noch vor dem ersten Zusammentreffen mit Beratern intern möglichst viel Klarheit über das geplante IT- Motivation und Zielsetzung festlegen Auch wenn es einem selbst klar erscheint, sollten Projektmotivation und Zielsetzung schriftlich definiert werden. Ist ein bestehendes System veraltet und kann neue Anforderungen nicht mehr abdecken, sind die Abläufe zu ineffizient, fallen Systeme aus der Wartung usw. Welche Ziele sind mit dem neuen Projekt verbunden? Gerade bei öffentlichen Einrichtungen kommt es vor, dass von verschiedenen Bereichen ganz unterschiedliche Erwartungen und Zielsetzungen mit dem neuen System verbunden werden. Diese gilt es im Voraus zu benennen und wenn möglich unter einen Hut zu bringen. Welchen Nutzen will man durch das Projekt erzielen? Das Gleiche gilt auch für den Nutzen. So geht es der internen IT bei einer Systemerneuerung vielleicht vorrangig darum, eine Wartungssicherheit für die nächsten fünf Jahre zu schaffen. Der Fachbereich A will jedoch bei der Gelegenheit gleich verschiedene Abläufe digitalisieren und der Fachbereich B noch gänzlich neue Funktionen einbauen. Es gilt, all diese Wünsche und Ideen zu sammeln, zu bündeln, um schliesslich zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, was in das Lastenheft einfliessen soll und was nicht. Der Nutzen kann sowohl qualitativ wie auch quantitativ zum Beispiel in Kostenersparnis definiert werden. CHECKLISTE VORBEREITUNG IT-AUSSCHREIBUNG • Motivation & Zielsetzung festlegen • Welchen Nutzen will man durch das Projekt erzielen (qualitativ/quantitativ)? • Welche Rahmenbedingungen sind gegeben? • Was sind die Chancen & Risiken? • Was sind die finanziellen und terminlichen Restriktionen? • Was kostet Vergleichbares? Wie erkundige ich den Markt? • Wo kommen externe Berater ins Spiel? • Lastenheft erstellen • Verfahrenswahl & Ausschreibung durchführen Rahmenbedingungen und Restriktionen In den allerseltensten Fällen beginnt ein Projekt auf der grünen Wiese. Rahmenbedingungen sind etwa durch anzubindende Drittsysteme, vorhandene Infrastruktur, Know-how oder zeitliche Einschränkungen gegeben. Diese sind für das Lastenheft sehr wichtig, da sie direkten Einfluss auf die Eignung gewisser Anbieter hat. Gleichzeitig spielen zeitliche Restriktionen eine Rolle, zum Beispiel wenn bestimmte Systeme aus der Wartung fallen oder Gesetzesänderungen berücksichtigt werden müssen. Häufig beklagen sich IT-Firmen über öffentliche Ausschreibungen mit lückenhaftem Lastenheft, bei denen technische Rückfragen vor der Offertenstellung nicht möglich sind. Dies führt dazu, dass Anbieter als Grundlage für eine Aufwands- und Kostenkalkulation so viele Annahmen treffen müssen, dass das Risiko einer 28 ITforGov

ANZAHL ANBIETER Tief: CHF 40 000 Mittelwert: CHF 60 000 • Bisher: sämtliche IT inhouse • Neu: Migration der 50 Desktops & Server in die Cloud + Auslagern von Severn, Clients & Support an IT-Anbieter • inkl. 1st & 2nd Level Support zu Bürozeiten Hoch: CHF 79 000 FOCUS: AUSSCHREIBUNGN Cloud-Computing-Kosten in CHF Quelle: GRYPS Offertenportal, 2019 Fehleinschätzung steigt. Folge davon sind entsprechende Risikozuschläge, die vermieden werden könnten. Ausser den höheren Abschätzungskosten hat diese Praxis noch weit unangenehmere Folgen. Während oder nach dem Projekt kann es durch ungenau beschriebene Anforderungen zu unangenehmen und unnötigen Disputen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen. Dabei machen Anbieter Mehraufwände geltend oder der Kunde ist mit dem gelieferten Funktionsumfang nicht einverstanden. Egal ob es sich um eine freihändige Vergabe oder um ein offenes Ausschreibungsverfahren handelt: Der Gang zum IT-Consultant, der helfen soll, ein Lastenheft als Grundlage für die Ausschreibung zu formulieren, kommt häufig einen Schritt zu früh. Der Consultant benötigt viele wichtige Informationen zur Ausgangsbasis und den Zielsetzungen, um ein stichhaltiges Lastenheft zu erstellen. Deshalb sollte noch vor dem ersten Zusammentreffen mit Beratern intern möglichst viel Klarheit über das geplante IT-Projekt bestehen. Die Ausgangsbasis und Zielsetzungen sollten definiert sein, um ein stichhaltiges umfassendes Lastenheft erstellen zu können. Siehe dazu auch «Checkliste Vorbereitung IT-Ausschreibung». Motivation und Zielsetzung festlegen Auch wenn es einem selbst klar erscheint, sollten Projektmotivation und Zielsetzung schriftlich definiert werden. Ist ein bestehendes System veraltet und kann neue Anforderungen nicht mehr abdecken, sind die Abläufe zu ineffizient, fallen Systeme aus der Wartung usw. Welche Ziele sind mit dem neuen Projekt verbunden? Gerade bei öffentlichen Einrichtungen kommt es vor, dass von verschiedenen Bereichen ganz unterschiedliche Erwartungen und Zielsetzungen mit dem neuen System verbunden werden. Diese gilt es im Voraus zu benennen und wenn möglich unter einen Hut zu bringen. Welchen Nutzen will man durch das Projekt erzielen? Das Gleiche gilt auch für den Nutzen. So geht es der internen IT bei einer Systemerneuerung vielleicht vorrangig darum, eine Wartungssicherheit für die nächsten fünf Jahre zu schaffen. Der Fachbereich A will jedoch bei der Gelegenheit gleich verschiedene Abläufe digitalisieren und der Fachbereich B noch gänzlich neue Funktionen einbauen. Es gilt, all diese Wünsche und Ideen zu sammeln, zu bündeln, um schliesslich zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, was in das Lastenheft einfliessen soll und was nicht. Der Nutzen kann sowohl qualitativ wie auch quantitativ zum Beispiel in Kostenersparnis definiert werden. Rahmenbedingungen und Restriktionen In den allerseltensten Fällen beginnt ein Projekt auf der grünen Wiese. Rahmenbedingungen sind etwa durch anzubindende Drittsysteme, vorhandene Infrastruktur, Know-how oder zeitliche Einschränkungen gegeben. Diese sind für das Lastenheft sehr wichtig, da sie direkten Einfluss auf die Eignung gewisser Anbieter hat. Gleichzeitig spielen zeitliche Restriktionen eine Rolle, zum Beispiel wenn bestimmte Systeme aus der Wartung fallen oder Gesetzesänderungen berücksichtigt werden müssen. Chancen & Risiken Das ehrliche Abwägen von Chancen und Risiken sowie der eigenen Stärken und Schwächen hilft, das Projekt ganzheitlich zu betrachten, um sich mit den Projektbeteiligten etwa über die nächsten Schritte einig zu werden. Dazu gehört die Leistungsanforderung, die Einbindung von externen Ressourcen, die Erstellung des Lastenhefts und in der Folge die formelle Ausschreibung. Was kostet Vergleichbares? Die Markterkundung oder Benchmarks helfen das zu erwartende Budget für Digitalprojekte festzulegen, stärken aber auch die Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern. Insbesondere bei freihändigen Vergaben oder beim Einladungsverfahren mit nur einem oder wenigen Anbietern, helfen Kostenkurven oder Benchmarks dabei ein marktgerechtes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Nicht selten liegt der Preisunterschied vom günstigsten zum teuersten beim Faktor 2 oder noch höher. Siehe auch Den vollständigen Beitrag fin- im Beispiel die Kostenkurve für Cloud Computing einer Schule den Sie online www.netzwoche.ch mit 50 Mitarbeitern (Grafik). ITforGov 29

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