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IT for Government

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DOSSIER KOMPAKT

DOSSIER KOMPAKT Ressourcenschonung mit elektronischer Spitalrechnungsprüfung Gemäss Bundesamt für Statistik erhalten Kantone insgesamt jährlich mehr als 1,3 Millionen Spitalrechnungen für stationäre Behandlungen. Erfahrungswerte gehen von einem routinierten, manuellen Prüfaufwand von zirka 20 Minuten pro Rechnung aus. Die Unterstützung durch eine IT-Lösung hilft dem Kanton, Kosten zu sparen. Für stationäre Leistungen von Spitälern vergüten Kantone einen Anteil an den Kosten des Spitalaufenthalts pro Kantonseinwohner. Bei mehreren zehn- oder hunderttausend Rechnungen, die pro Jahr volumenmässig bei Kantonen manuell bewältigt werden müssen, ist dies zeitlich eine ausserordentliche Belastung von personellen Ressourcen. Denn je nach Grösse des Kantons werden 200 bis weit über 1000 Rechnungen pro Arbeitstag à 20 Minuten Prüfaufwand je Rechnung investiert. Es bedarf einiger Routine und hoher Fachkompetenz, die Rechnungsstellung effizient zu kontrollieren und den Entscheid zur Zahlung oder die Rückweisung zu verantworten. Und das ist bei Weitem nicht alles: Spezialfälle wie Wiedereintritte, Verlegungen, Tarifprüfungen oder Regressfälle sind nur einige der Hürden, die es zu bewältigen gibt. Nur, wie kann dieser Prozess vereinfacht und beschleunigt werden? Einfaches und effizientes Prüfen Die Gesamtprüfung der Rechnungen muss verschiedenen Gesetzesgrundlagen gerecht werden: In erster Linie dem Krankenund Invalidenversicherungsgesetz oder weiteren Sozialversicherungsgesetzen wie UVG und MVG. In zweiter Linie Gesetzen wie dem Datenschutzgesetz im Umgang mit sensitiven Daten und Spitalrechnungen elektronisch zu prüfen, spart Geld. Bild: Fotolia Der Autor Walter Capozzolo, COO Leiter Products & Solutions, Löwenfels Partner AG deren Verschlüsselung sowie der Geschäftsbücherverordnung bezüglich revisionssicherer Archivierung. Ideale Voraussetzung ist der elektronische Empfang von Spitalrechnungen im XML-Format. In der Schweiz arbeiten bereits viele Spitäler mit Intermediären zusammen. Intermediäre sind eine Art «elektronischer Briefträger» für Spitalrechnungen. Sie führen erste formale Prüfungen von Rechnungen durch, bevor sie die Übermittlung der Daten über eine elektronisch gesicherte Leitung zu Kantonen, Versicherern und weiteren Stellen durchführen. Der elektronische Empfang von Spitalrechnungen in Form von XML-Belegen hat einige Vorteile. Rechnungen müssen nicht gedruckt und auf dem Postweg versendet werden. Und es fallen keine Arbeitszeiten für die manuelle Erfassung von Informationen für die Prüfung an. Komplexe Prüfprozesse werden heutzutage erfolgreich mit dem Einsatz von Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) gelöst. Das ECM-System bearbeitet Unternehmensinformationen nach bestimmten Vorgaben, lenkt sie durch die Organisationen und stellt die Archivierung sicher. Dabei greifen verschiedene Softwarelösungen ineinander. Die Informationen werden aus Dokumenten oder Dateien ausgelesen, um anschliessend Prüfungen in eigenen Systemen und Datenbanken oder über Webservices mit Drittsystemen durchzuführen. Der Prüfungsumfang von Rechnungen kann unterschiedlich definiert werden. Oberster Grundsatz: Es werden alle Rechnungen elektronisch geprüft und rechtskonform archiviert. Durch die Unterstützung einer IT-Lösung kann der Prozess vollautomatisiert werden. Aufgrund der grossen Anzahl Rechnungen werden Stichprobenprüfungen empfohlen. Die Auskunftsfähigkeit zum aktuellen Stand im Prüfungsprozess wird vereinfacht und der manuelle Aufwand schrumpft auf ein Minimum. Somit steigt die Qualität und Geschwindigkeit. Die sinkende Fehleranfälligkeit schont das Haushaltsbudget, hilft dem Kanton, Kosten zu sparen, und schont die Umwelt. 60

«ECM-Lösungen sind heute fester IT-Bestandteil in öffentlichen Verwaltungen» Löwenfels ist ein etablierter Softwareanbieter für verschiedene Bereiche in der öffentlichen Verwaltung. Welche Trends Löwenfels-CEO Oliver Meyer rund um die Digitalisierung der öffentlichen Hand ausmacht, erklärt er im Interview. Interview: Marc Landis DOSSIER KOMPAKT Wie steht es gemäss Ihrer Erfahrung um die Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung? Oliver Meyer: Die öffentlichen Verwaltungen haben bereits vor Jahren erkannt, dass es sinnvoll ist, sich in die Lage zu versetzen, Prozesse verwaltungsintern und auch im Kontext mit den Bürgern digital abzuwickeln. So entstanden auf Stufe Bund, Kantone und Gemeinden Lösungen in den verschiedensten Ausprägungen. Diese reichen von digitalen Katasterplänen bis hin zu Portalen, über die der Bürger Interaktionen mit der Behörde sicher und vertraulich abwickeln kann. Im Fokus stehen bei solchen Projekten in der Regel Kostensenkungen, die Beschleunigung von Abläufen und auch mehr Komfort für die Bürger. Oliver Meyer, CEO, Löwenfels Partner AG. Wie unterstützt Löwenfels öffentliche Verwaltungen bei der Digitalisierung? Im Sozialversicherungsbereich sind wir ein etablierter Partner. Wir entwickeln Software, dank derer die Prozesse beschleunigt, die Qualitätsgüte erhöht und die Kosten gesenkt werden. Verschiedene kantonale und Verbandskassen profitieren von unseren Entwicklungen. Im Weiteren arbeiten wir seit Jahren eng mit anderen kantonalen Behörden zusammen und verstehen die internen Abläufe. Gemeinsam werden die Bedürfnisse und Erwartungen aufgenommen und in innovative Lösungen umgesetzt. Löwenfels verbessert die Prozesse durch Software, Dokumentenmanagement und Workflow-Lösungen. Dabei setzen wir auf Standardsoftware. Wo dies nicht geht, entwickeln wir die Software selbst. Verschiedene Kantone setzen bereits unseren Spitalrechnungsprüfungsworkflow oder auch die webbasierte «Swisslos-Lösung» ein, mit der Beitragsgesuche zum Sportfonds abgearbeitet werden. Welche Trends gibt es in der öffentlichen Verwaltung rund um ECM-Systeme? ECM-Lösungen sind heute ein fester Bestandteil der IT-Landschaft in öffentlichen Verwaltungen. Ausser der Bewältigung von internen Prozessen besteht auch ein grosses Bedürfnis nach digitaler Interaktion mit dem Bürger übers Internet. Der Bürger soll auf einfache und trotzdem sichere Art und Weise ohne Papier, rund um die Uhr kommunizieren können. Die Zentralisierung und Standardisierung sowie die Vernetzung verschiedener Tools sind die Zukunft. Statt im Alleingang werden, dort wo es sinnvoll ist, Kooperationen angestrebt. Prominente Beispiele sind: die Prozessabwicklung von der Terminvereinbarung bis zur Ausstellung des biometrischen Passes, das Online-Reservierungssystem von Tageskarten bei den Gemeinden oder das vereinfachte Ausfüllen der Steuererklärung, wobei die Daten als QR-Code verpackt, gescannt und ausgelesen werden. Wo sehen Sie Fallstricke bei IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung? IT-Projekte abzuwickeln ist in privatwirtschaftlichen Unternehmen ähnlich wie in der öffentlichen Verwaltung. Wichtigster Unterschied dürfte sein, dass die Verwaltung viel stärker reglementiert ist, als ein privates Unternehmen und somit weniger Handlungsspielraum bei der Projektausgestaltung hat. Gleichzeitig sind die Prozesse durch lokale Bedürfnisse oft so ausgeprägt, dass es häufig, zumindest in der Schweiz, nur wenige Nachfrager für Standardsoftware gibt. In der Konsequenz müssen Individualentwicklungen hergestellt werden, was hohe Ansprüche an Softwarelieferanten und ihre Ansprechpartner in der Verwaltung stellt, da es sich letztlich meist um langfristige Kundenbeziehungen handelt. Wer es nicht versteht, Projekte zielgerichtet und im Kostenrahmen umzusetzen, gerät rasch ins Kreuzfeuer der Kritik. Deshalb ist es wichtig, eine transparente Win-win-Beziehung zwischen Lösungspartner und Verwaltung aufzubauen, und sich täglich des Leistungsauftrags bewusst zu sein. 61

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